- 1. Wyzwanie: skala rozliczeń, której nie udźwignął poprzedni system informatyczny
- 2. Rozwiązanie: ERP enova365 dopasowany do realiów placówki medycznej i gotowy na jej rozwój
- 3. Efekty wdrożenia ERP: precyzja, zgodność i pełna automatyzacja rozliczeń
- 4. Podsumowanie: skalowalny system ERP gotowy na rozwój placówki medycznej
- 1. Wyzwanie: skala rozliczeń, której nie udźwignął poprzedni system informatyczny
- 2. Rozwiązanie: ERP enova365 dopasowany do realiów placówki medycznej i gotowy na jej rozwój
- 3. Efekty wdrożenia ERP: precyzja, zgodność i pełna automatyzacja rozliczeń
- 4. Podsumowanie: skalowalny system ERP gotowy na rozwój placówki medycznej
Rosnąca liczba pacjentów, nowe modele płatności i wielolokalizacyjna struktura sprawiły, że dotychczasowy system nie nadążał za potrzebami CM Luxmed Lublin. Organizacja postawiła na ERP enova365 – system, który pozwala sprawnie zarządzać tysiącami płatności i precyzyjnie rozliczać koszty w kilkunastu lokalizacjach. Dzięki konfiguracji, którą użytkownicy mogą w przyszłości rozwijać bez wsparcia programistów, organizacja jest gotowa na kolejne etapy cyfryzacji i wzrostu.
| Klient | Centrum Medyczne Luxmed (Lublin) |
| Branża | Prywatna opieka zdrowotna |
| Skala działalności | Kilkanaście lokalizacji; ok. 700 pracowników i zleceniobiorców |
| Wdrożone moduły | Księgowość, Kadry Płace |
| Partner wdrożeniowy | XSOFTPOINT Gutowska-Cała, Lomott sp. j. |
Wyzwanie: skala rozliczeń, której nie udźwignął poprzedni system informatyczny
Wraz ze wzrostem liczby pacjentów abonamentowych i usług online, centrum medyczne Luxmed z Lublina zaczęło odczuwać ograniczenia dotychczas wykorzystywanego oprogramowania Raks. Kluczowymi problemami były:
- Rozproszone źródła płatności i trudne rozliczanie wpłat
Organizacja potrzebowała mechanizmu, który sprawnie rozróżni i rozliczy wpłaty z abonamentów, usług online (e-service) oraz płatności odroczonych typu Collect. Wyzwaniem było zwłaszcza wyłapywanie operacji Collect na standardowych wyciągach bankowych.
- Rygorystyczne wymogi sprawozdawcze
Jako podmiot medyczny, Luxmed musi raportować koszty zgodnie ze standardem SRK (Standard Rachunku Kosztów), wykorzystując kody resortowe oraz Ośrodki Powstawania Kosztów (OPK).
- Złożone rozliczenia wynagrodzeń w wielu lokalizacjach
Wynagrodzenia dla blisko 500 zleceniobiorców zależały od liczby przepracowanych godzin, rodzaju świadczonej usługi oraz konkretnej lokalizacji, w której była ona realizowana. Przed wdrożeniem dokumenty kosztowe i listy płac wymagały manualnego rozbijania na poszczególne lokalizacje i Ośrodki Powstawania Kosztów (OPK), co niosło ze sobą wysokie ryzyko błędów.
Bądź na bieżąco
Dołącz do naszego newslettera
Rozwiązanie: ERP enova365 dopasowany do realiów placówki medycznej i gotowy na jej rozwój
Firma wdrożeniowa Xsoftpoint zaproponowała wdrożenie systemu ERP enova365 i wykorzystanie architektury systemu „sterowanej słownikami”. Innymi słowy, słowniki stały się centralnym mechanizmem operacyjnym, umożliwiającym automatyczne uzupełnianie danych bez konieczności wyboru wielu elementów przez księgowego. Taka strategia wdrożeniowa pozwoliła na uniknięcie kosztownej przebudowy kodu, zastępując ją konfiguracją, którą użytkownicy mogą w przyszłości samodzielnie rozwijać – bez wsparcia programistów. Jak to działa w praktyce?
Inteligentna księgowość i matryce zakupowe
Największym usprawnieniem w obszarze finansów było wdrożenie algorytmów matryc zakupowych. Pozwoliło to na automatyzację dwóch istotnych obszarów:
- alokacji kosztów – dokumenty kosztowe nie wymagają już ręcznego rozbijania na poszczególne lokalizacje przez księgowych, bo system wykorzystuje słownik OPK z zapisanymi regułami procentowego udziału kosztów i na tej podstawie automatycznie rozdziela koszty na oddziały firmy,
- rozliczeń płatności – import rozliczeń online oparto o automatyczne parowanie po numerze zamówienia, stosując zasadę „zgodności cechy”. Innymi słowy, system sam wyłuskuje identyfikatory płatności podczas importu wyciągów. Wszystko dzieje się automatycznie, bez pomyłek.
Zautomatyzowane kadry i płace
W obszarze rozliczania wynagrodzeń kluczowe było powiązanie wynagrodzeń z miejscem generowania kosztu. Wdrożono tzw. podzielniki kosztów, które automatycznie generują opisy analityczne dla wynagrodzeń, narzutów ZUS i PPK, uwzględniając miejsce wykonywania pracy przez personel.
Usprawnieniu uległa także obsługa zleceniobiorców. Wdrożono specjalne dodatki importujące dane płacowe z plików CSV, co znacząco przyspieszyło rozliczanie kilkuset kontraktów medycznych realizowanych w różnych lokalizacjach.
Efekty wdrożenia ERP: precyzja, zgodność i pełna automatyzacja rozliczeń
Dzięki wdrożeniu enova365, zespół księgowy CM Luxmed został odciążony od żmudnych prac analitycznych, co jest szczególnie odczuwalne w okresach zamknięcia miesiąca. System stał się centralną platformą finansowo-kadrową, która jest gotowa na dalszą rozbudowę raportowania i analiz zgodnie z kolejnymi etapami standardu SRK. Najważniejsze korzyści to między innymi:
- Krótszy czas obsługi dokumentów
Procesy, które wcześniej wymagały ręcznej analizy i dopasowywania danych, zostały zastąpione spójnymi mechanizmami systemowymi. Importy płatności oraz księgowanie dokumentów kosztowych odbywają się w sposób powtarzalny i przewidywalny, co skróciło czas obsługi dokumentów i ograniczyło obciążenie zespołu księgowego w okresach zamknięcia.
- Łatwość dostosowania się do wymogów SRK, OPK oraz kodów resortowych
Dane kosztowe generowane w księgowości oraz kadrach i płacach, są przygotowywane w jednolitym układzie analitycznym. Zastosowane mechanizmy podziału kosztów umożliwiają raportowanie zgodne z obowiązującymi regulacjami oraz dalszą alokację kosztów bez konieczności modyfikowania struktury ksiąg.
- Spójność danych w całej organizacji
We wszystkich obszarach systemu są takie same reguły alokacji kosztów i przychodów – od dokumentów zakupowych, przez listy płac, po rozliczenia międzyokresowe i środki trwałe. Dzięki temu organizacja operuje na jednej, spójnej bazie danych kosztowych, niezależnie od źródła ich powstania.
- System ERP, który zmienia się wraz z organizacją
Zastosowanie słowników jako warstwy sterującej pozwala na dostosowywanie systemu do zmian strukturalnych bez ingerencji w logikę rozwiązania. Nowe lokalizacje, warianty płatności czy zmiany organizacyjne mogą być obsługiwane konfiguracyjnie, bez konieczności przebudowy projektu.
| Obszar | Przed wdrożeniem | Po wdrożeniu |
|---|---|---|
| Księgowanie dokumentów | Ręczna alokacja na lokalizacje i OPK | Automatyczny podział dzięki matrycom zakupowym |
| Rozliczenia płatności | Manualne dopasowywanie wpłat | Automatyczne parowanie „wg zgodności cechy” |
| Zgodność z przepisami | Utrudnione raportowanie SRK | Pełna zgodność z wymogami Ministerstwa Zdrowia |
| Odporność na zmiany | Wymaga ingerencji w kod systemu | Samodzielna konfiguracja przez słowniki |
„Do wyboru firmy Xsoftpoint (…) skłoniło nas zrozumienie potrzeb jako Klienta, szerokie spectrum możliwości, proponowanych i wdrożonych rozwiązań oraz miła i kompetentna obsługa, pełny profesjonalizm” – Elżbieta Karczmarz, V-ce Prezes Zarządu, Główny Księgowy Luxmed Lublin.
Podsumowanie: skalowalny system ERP gotowy na rozwój placówki medycznej
Wdrożenie ERP enova365 zapewniło organizacji solidną i spójną bazę danych kosztowych, odporną na zmiany organizacyjne oraz rosnącą skalę działalności. Centrum Medyczne Luxmed Lublin zyskało pełną kontrolę nad alokacją kosztów, rozliczeniami płatności oraz wynagrodzeniami, bez wykonywania manualnych operacji i bez błędów.
Nowe lokalizacje, modele współpracy czy warianty płatności mogą być obecnie obsługiwane konfiguracyjnie, poprzez modyfikację słowników i reguł systemowych, bez potrzeby kosztownej przebudowy systemu. Dzięki temu enova365 stała się nie tylko narzędziem do bieżącej obsługi finansów i kadr, ale również stabilnym fundamentem dalszego rozwoju organizacji — gotowym na kolejne etapy cyfryzacji i wzrostu.
