Dla menedżerów w średnich i dużych firmach kontrola podatkowa przestała być jedynie kwestią poprawności faktur, a stała się elementem zarządzania ryzykiem operacyjnym i reputacyjnym. Gdy cyfrowa transformacja administracji skarbowej postępuje, a wymogi dotyczące raportowania są coraz bardziej rygorystyczne, posiadanie zaawansowanego systemu ERP to nie tylko ułatwienie pracy księgowości, ale strategiczna linia obrony zarządu przed odpowiedzialnością karno-skarbową.
Z artykułu dowiesz się m.in.:
- jak przygotować średnią lub dużą firmę do kontroli skarbowej,
- co sprawdza urząd skarbowy w czasie kontroli,
- jak enova365 wspiera duże firmy podczas kontroli podatkowej.
Jak przygotować średnią lub dużą firmę do kontroli skarbowej?
Przede wszystkim, przygotowania do kontroli podatkowej nie zaczynaj dopiero w momencie otrzymania zawiadomienia o nadchodzącej kontroli. Doraźne działania są ważne, ale to jedynie część procesu. Kluczowe jest wcześniejsze zadbanie o porządek w danych, dokumentach i procesach, a to w praktyce oznacza wybór odpowiedniego systemu ERP, który zapewnia spójność, kompletność i łatwy dostęp do informacji, a przy tym eliminuje błędy oraz ułatwia weryfikację.
Gdy urząd doręczy zawiadomienie (co musi nastąpić co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem czynności), firma wchodzi w etap działań operacyjnych. Ten czas warto wykorzystać na uporządkowanie dokumentacji księgowej, podatkowej i bankowej – o ile nie zostało to zapewnione wcześniej przez system.
Warto wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za kontakt z kontrolującymi, np. pełnomocnika lub pracownika działu finansowego, dbać o zasadę pisemności i unikać udzielania wyjaśnień wyłącznie ustnie.
Kontrolowany ma prawo uczestniczyć w czynnościach, sporządzać notatki oraz korzystać z pomocy profesjonalnych doradców. Warto jednak podkreślić, że to, jak sprawnie przebiegnie kontrola podatkowa, w dużej mierze zależy od tego, czy firma była przygotowana z wyprzedzeniem, a nie dopiero po otrzymaniu zawiadomienia. Odpowiedni ERP znacząco skraca ten proces, bo dane są uporządkowane i łatwe do odtworzenia.
Bądź na bieżąco
Dołącz do naszego newslettera
Obszary największego ryzyka podatkowego
W większych firmach i grupach kapitałowych, zakres kontroli jest szerszy niż w mniejszych, a sama kontrola, która może trwać nawet do 48 dni roboczych w roku kalendarzowym – bardziej uciążliwa. W przypadku średnich firm jest to 24 dni.
Warto pamiętać, że firma ma obowiązek przekazać wyciągi z ksiąg prowadzonych komputerowo w postaci elektronicznej, odpowiadającej strukturze JPK na żądanie i na własny koszt.
W dużych organizacjach kontrola podatkowa koncentruje się na obszarach wysokiego ryzyka podatkowego, takich jak:
- transakcje wewnątrzgrupowe i ceny transferowe – weryfikacja, czy rozliczenia między podmiotami powiązanymi są zgodne z rynkowymi standardami,
- raportowanie JPK CIT – od 1 stycznia 2025 r. największe firmy oraz podatkowe grupy kapitałowe są zobowiązane do ewidencjonowania, a po zakończeniu roku obrotowego– przesyłania pełnych ksiąg rachunkowych w formacie JPK_KR_PD; błędy w tych plikach mogą skutkować karami (kwestie raportowania JPK CIT szerzej omówiliśmy w tym artykule),
- łańcuchy dostaw i VAT – poprawność stawek i zasadność zwrotów VAT o znacznej wartości;
- grupy VAT – urząd ma prawo kontrolować każdą spółkę wchodzącą w skład grupy w zakresie jej funkcjonowania, nawet jeśli jedna z nich straciła status podatnika lub uległa rozwiązaniu.
Jak system ERP wspiera duże firmy i grupy kapitałowe podczas kontroli skarbowej?
System ERP enova365 ułatwia sprawne przejście przez kontrolę skarbową całej grupie kapitałowej, gwarantując 4 najważniejsze elementy.
1. Ograniczenie błędów, dzięki automatyzacji procesów księgowych
System ERP enova365 automatyzuje pracę księgowych, dzięki czemu wiele czynności zachodzi niemal automatycznie. W ten sposób firmy ograniczają błędy do minimum.
Dla przykładu, funkcja schematów księgowych w enova365 umożliwia zdefiniowanie zasad, według których system automatycznie dekretuje dokumenty kosztowe. Reguły te mogą odzwierciedlać zapisy polityki rachunkowości i być dopasowane do specyfiki przedsiębiorstwa. Co istotne, księgowy ma pełną swobodę w tworzeniu tych schematów — może nie tylko budować nowe wzorce księgowań, lecz także wprowadzać wyjątki w już istniejących konfiguracjach.
System automatyzuje też procesy księgowe w obszarach, szczególnie dokładnie sprawdzanych przez inspektorów kontroli w średnich i dużych firmach. Należą do nich na przykład:
- Raportowanie JPK CIT
ERP enova365 umożliwia hurtowe oznaczanie kont znacznikami księgowymi oraz podatkowymi, a także kontrolę poprawności dodanych znaczników do kont. Automatycznie wylicza dane do plików JPK_KR_PD i JPK_ST_KR oraz pozwala na weryfikację danych w plikach pod kątem poprawności merytorycznej i technicznej. Dzięki temu system minimalizuje ryzyko błędów przy ogromnych wolumenach danych, typowych dla dużych firm.
- Prowadzenie księgowości w grupach kapitałowych
ERP enova365 pozwala na utrzymywanie wzorcowego planu kont, który jest kopiowany do spółek w grupie kapitałowej. Dzięki wspólnej bazie danych, menedżerowie mogą analizować zestawienia obrotów i sald zbiorczo dla wielu firm.
- Rozliczenia wewnątrzgrupowe i obsługa księgowa grup VAT
Grupa VAT występuje jako jeden podatnik, co pozwala na generowanie jednego zbiorczego pliku JPK_V7 zamiast osobnych dokumentów dla każdego podmiotu. System enova365 umożliwia przygotowanie wewnętrznych deklaracji w oddziałach członków, które są następnie automatycznie konsolidowane w jedną scentralizowaną deklarację sprawozdawczą u przedstawiciela grupy oraz dokumentowanie przepływów wewnątrzgrupowych bez VAT (np. notami księgowymi), przy jednoczesnym prowadzeniu wymaganej prawem ewidencji tych transakcji.
2. Procesy kontrolne
System enova365 można wyposażyć w mechanizmy kontroli, które pozwalają na automatyczne wyliczenia oraz weryfikację danych.
Dla przykładu, ERP enova365 można tak skonfigurować, żeby wspierał proces zamknięcia miesiąca, automatycznie weryfikując jego poszczególne etapy – na przykład sprawdzać, czy wszystkie dokumenty są zatwierdzone lub czy środki trwałe mają naliczoną amortyzację.
System potrafi również wyłapać anomalie kwotowe, np. gdy faktura za prąd drastycznie odbiega od średniej z poprzednich miesięcy. Pozwala to na skorygowanie błędów przed ich ujawnieniem przez fiskusa.
3. Pełna transparentność dla zarządu i audytorów
W dużych organizacjach kluczowe jest ustalenie, kto, kiedy i na jakiej podstawie dokonał zmian w księgach. enova365 oferuje zaawansowany ślad rewizyjny (audit trail), który rejestruje każdą operację finansową od pierwszego do ostatniego kroku. System automatycznie rejestruje nazwę operatora i czas wykonania każdej czynności. Ścieżka audytu obejmuje również operacje masowe, takie jak predekretacja czy automatyczne naliczanie różnic kursowych. Podczas przeglądania zbiorczych zestawień można też precyzyjnie sprawdzić, z której konkretnie spółki pochodzi dany zapis, co jest kluczowe dla kontrolujących.
Te funkcje, to dla menedżera gwarancja kontroli wewnętrznej, a dla inspektora dowód na rzetelność procesów, co chroni osoby odpowiedzialne za rozliczenia przed skutkami KKS.
Możliwość generowania raportów z poziomu systemu pozwala na szybkie przedstawienie potrzebnych informacji audytorom, co przyspiesza proces kontroli, na przykład cen transferowych.
4. Zgodność wykonywanych operacji księgowych z przepisami
enova365 pozwala na bieżąco pracować zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego i księgowego, co oznacza, że firma korzystająca z systemu nie musi martwić się o zmiany w przepisach. Producent systemu ma zespół ekspertów, specjalizujący się w analizie zmian w prawie, istotnych z punktu widzenia firmy i wprowadza odpowiednie korekty do oprogramowania, zanim zmiany w przepisach wejdą w życie.
Przygotuj firmę na kontrolę skarbową – sprawdź, jak enova365 wspiera tą gotowość
W średnich i dużych firmach kontrola skarbowa jest sprawdzianem jakości procesów, danych i zgodności z przepisami. Duża skala działalności, struktury grupowe oraz nowe obowiązki raportowe powodują, że przygotowanie do kontroli musi być systemowe, a nie doraźne.
enova365 pełni tu rolę kluczowego elementu zabezpieczenia organizacji i zarządu. Automatyzacja księgowa, uporządkowane dane, pełny ślad rewizyjny i bieżąca zgodność z przepisami sprawiają, że kontrola przebiega sprawniej i bez paraliżu operacyjnego. Dla menedżerów oznacza to mniejsze ryzyko karno-skarbowe, większą przejrzystość finansów grupy i realny spokój – nawet w przypadku długotrwałej i szczegółowej kontroli.
