Choć od kwietnia 2026 r. KSeF jest stałym elementem codziennej pracy wszystkich podatników VAT, niektóre działy handlowe i księgowe wciąż mają związane z nim obawy – o paraliż sprzedaży w razie awarii, oszustwa „na kod QR”, konieczność ręcznego przetwarzania tysięcy plików XML czy niejasne komunikaty o błędach ze strony KSeF. Każdy z tych potencjalnych problemów ma już jednak swoje rozwiązanie. Poniżej zestawiamy najczęstsze obawy z konkretnymi funkcjami w enova365, które pozwalają zapobiec problemom.
7 problemów z obsługą KSeF i jak enova365 pomaga im zaradzić
1. Wyłudzenia i fałszywe faktury
W mediach pojawiają się historie oszustów, którzy przesyłają faktury w PDF z fałszywymi kodami QR. Prowadzą one do podstawionych stron płatności lub dokumentów niezarejestrowanych w KSeF.
Rozwiązanie enova365: w enova365 nie musisz się tego obawiać, bo zamiast ręcznie księgować faktury z załączników e-mail (bez ich weryfikacji w KSeF), pracujesz tylko na danych pobranych bezpośrednio z systemu MF i masz możliwość szybkiej weryfikacji autentyczności dokumentu w KSeF. Umożliwiają to następujące funkcje:
- Zaufany import – system może automatycznie pobierać faktury bezpośrednio z serwerów Ministerstwa Finansów (o ustalonej porze – np. codziennie o 7:00 rano); jeśli dokumentu nie ma w systemie MF, nie trafi on do ewidencji firmy;
- Weryfikacja kodem QR – enova365 umożliwia generowanie kodu QR na wydruku wizualizacji dokumentu KSeF, co pozwala na szybki dostęp do danych dokumentu oraz błyskawiczną weryfikację autentyczności dokumentu w systemie rządowym;
- Automatyczna kontrola danych – podczas importu e-faktur z KSeF system weryfikuje kontrahenta w GUS oraz sprawdza jego rachunek bankowy na Białej Liście.
Bądź na bieżąco
Dołącz do naszego newslettera
2. Brak możliwości anulowania faktury i lawina korekt
Tak, to prawda – faktury wysłanej do KSeF nie można usunąć po nadaniu jej numeru. Każdy błąd (np. brak rabatu) wymaga wystawienia faktury korygującej, co wydłuża czas oczekiwania na płatność. enova365 oferuje co najmniej 2 rozwiązania, które ułatwiają pracę w tym obszarze.
Rozwiązanie enova365:
- Wysyłanie faktur do KSeF już po ich zaakceptowaniu przez kontrahentów – przed wysyłką do KSeF dostawca może udostępnić nabywcy fakturę zdalnie – w Pulpicie Kontrahenta. Kontrahent weryfikuje dane oraz załączniki (które na tym etapie nie przechodzą jeszcze przez KSeF) i dopiero po jego akceptacji dokument trafia do systemu ministerialnego.
- Łatwa korekta terminu płatności na fakturze – system ERP enova365 umożliwia sprawne wystawianie faktur korygujących, gdy zmianie nie ulega wartość faktury tylko np. warunki płatności, co zapewnia prawidłowy eksport do KSeF.
3. Praca pod presją czasu z dużą liczbą dokumentów
Ręczna praca z dużą liczbą dokumentów pobieranych z KSeF i wysyłanych do niego może zająć mnóstwo czasu. Mogą się też przy tym pojawić błędy.
Rozwiązanie enova365: automatyzacja. Po pierwsze, enova365 umożliwia wysyłki „paczek” dokumentów i do pewnego stopnia automatyzuje tworzenie dokumentów w systemie. Umożliwiają to następujące funkcje:
- Zbiorcze pobieranie plików KSeF i automatyczne przetwarzanie ich w odpowiednie dokumenty – możesz powiązać rodzaj dokumentu z odpowiednią definicją i matrycą, dzięki czemu system stworzy dokumenty z właściwą strukturą. Zostaną też one automatycznie przypisane do odpowiednich rejestrów VAT i kont księgowych.
- Wysyłka zbiorcza faktur czyli przesyłanie do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wielu dokumentów jednocześnie – po zakończeniu procesu użytkownik otrzymuje informację o statusie wysyłki dla każdego z przesłanych dokumentów. W przypadku błędów, system wskazuje, które faktury nie zostały poprawnie wysłane. Eliminuje to konieczność pojedynczego wysyłania dokumentów przez wielu operatorów.
4. Awaria KSeF i niedotrzymanie ustawowych terminów
Co zrobić, gdy serwery Ministerstwa Finansów przestaną działać, a firma musi wystawić faktury, by towar wyjechał z magazynu? enova365 jest na to gotowa.
Rozwiązanie enova365: gdy API KSeF nie działa system enova365 przełącza się automatycznie na tryb offline, wystawiana jest faktura, która jest wysyłana, gdy tylko jest to możliwe, np. w kolejnym dniu roboczym po ich wystawieniu. To daje elastyczność w przypadku problemów technicznych. System automatycznie wylicza też pole „Termin do przesłania faktury offline”, pilnując, by dokumenty trafiły do KSeF w ustawowym terminie.
5. Utrata kontroli nad potwierdzeniami (UPO)
Zagubienie Urzędowych Poświadczeń Odbioru (UPO) może narazić firmę na problemy podczas kontroli.
Rozwiązanie enova365: ERP enova365 ułatwia pracę z potwierdzeniami odbioru.Dedykowana lista Handel/KSeF/UPO pozwala na szybkie wyszukiwanie i zbiorczy wydruk potwierdzeń odbioru zgodnie z urzędowym wzorem. Proces generowania i archiwizacji potwierdzeń jest prostszy i bardziej efektywny.
6. Przypisywanie właściwych oznaczeń do dokumentów
Od 2026 r. w JPK_V7 pojawiają się nowe obowiązkowe oznaczenia. Ręczne przypisywanie ich do dokumentów jest trudne, podatne na pomyłki i wymaga znajomości przepisów. Błędne oznaczenia mogą skutkować korektami lub sankcjami.
Rozwiązanie enova365: system ERP enova365 automatycznie przypisuje wymagane od 2026 r. oznaczenia (OFF, BFK, DI) na dokumentach ewidencji do JPK_V7. Użytkownik nawet nie musi znać wszystkich nowych reguł. Dzięki automatyzacji minimalizuje ryzyko błędów w JPK.
7. Używanie innego kursu walut niż na fakturze KSeF
Po wejściu w życie KSeF, trudność sprawia księgowym stosowanie właściwych kursów walut – tych z pliku XML. Księgowi, którzy nie mają wsparcia odpowiedniego systemu muszą ręcznie sprawdzać i przepisywać kurs, co grozi błędami.
Rozwiązanie enova365: system ERP enova365 przy imporcie faktur stosuje kurs waluty wskazany bezpośrednio w pliku KSeF, co gwarantuje pełną zgodność księgową bez ręcznych przeliczeń.
5 łatwych usprawnień – jak uszczelnić obieg dokumentów KSeF?
- Włącz zadanie cykliczne – skonfiguruj Harmonogram zadań, aby system automatycznie sprawdzał, czy wszystkie zatwierdzone faktury z danego dnia zostały wysłane do KSeF.
- Uporządkuj kategorie – powiąż rodzaje dokumentów KSeF z konkretnymi kontrahentami, aby system tworzył w systemie odpowiedni rodzaj dokumentów i sam przypisywał faktury do właściwych rejestrów VAT.
- Weryfikuj przez kod QR – zacznij generować kody QR na wizualizacjach, aby przyzwyczaić klientów do bezpiecznej weryfikacji dokumentów.
- Przejdź na API 2.0 – upewnij się, że korzystasz z najnowszej wersji integracji obsługującej strukturę FA(3).
- Sprawdź status „Odrzucony” – status ten nadawany jest dokumentom, które nie zostały przyjęte przez KSeF ze względu na wystąpienie błędu o kodzie 4xx, który oznacza, że problem leży po stronie użytkownika/klienta, a nie po stronie systemu MF. Regularnie monitoruj w enova365 nową listę dokumentów ze statusem błędu 4xx, aby szybko poprawiać dane po stronie użytkownika.
Najczęściej zadawane pytania o KSeF w enova365 (FAQ)
Czy enova365 pobiera dodatkowe opłaty za KSeF?
Nie, producent nie pobiera żadnych dodatkowych opłat za obsługę KSeF – jest ona dostępna w standardzie dla użytkowników modułów księgowych i handlowych.
Co się stanie, jeśli KSeF odrzuci moją fakturę?
W enova365 dokument otrzyma status „Odrzucony” (błąd 4xx), a system może wysłać powiadomienie do operatora o konieczności poprawy danych.
Czy muszę korzystać z certyfikatu do logowania?
Dotychczas logowanie odbywało się głównie przez token, ale enova365 wspiera już nową metodę autoryzacji za pomocą certyfikatów uwierzytelniających. Warto wiedzieć, że tokenów będzie można używać tylko do końca 2026 r.
W jaki sposób system pilnuje, aby żadna faktura sprzedaży nie została pominięta w wysyłce?
W enova365 można uruchomić zadanie cykliczne w Harmonogramie zadań, które automatycznie monitoruje proces wysyłki. Jeśli system wykryje, że jakiekolwiek zatwierdzone faktury z danego dnia nie zostały przesłane do KSeF, natychmiast generuje powiadomienie dla operatora z listą brakujących dokumentów.
Wyposaż swój dział księgowości i handlu w kompleksowe narzędzie do obsługi KSeF
Sprawdź, jak funkcje automatyzacji w enova365 ułatwią pracę w firmie. Opisane funkcje są częścią standardowego systemu enova365. To narzędzie, które zmienia ryzyko w bezpieczny i poukładany proces.
