Neptun Ship Service automatyzuje zarządzanie sprzedażą, dzięki wdrożeniu enova365

Efektywna obsługa dostaw dla prawie 3 000 statków wymaga kontroli nad magazynem, zamówieniami, ofertowaniem i rozrachunkami. Możliwość takiej kontroli zapewniło firmie Neptun Ship Service wdrożenie enova365, bo zintegrowało wszystkie te procesy w jednym systemie oraz zautomatyzowało pracę.

Case study wdrożenia enova365 w Neptun Ship Service w pigułce

FIRMA	Neptun Ship Service Ltd.
BRANŻA	Usługi shipchandlerskie
LICZBA OBSŁUGIWANYCH STATKÓW	3 000 rocznie

PRZED WDROŻENIEM	PO WDROŻENIU
Dane rozproszone w oddziałach	Jedno wspólne repozytorium danych dla wszystkich oddziałów
Manualna praca w arkuszach Excela	Automatyzacja procesów: – fakturowania i księgowania – zarządzania zamówieniami – rozliczania stanów magazynowych – zarządzania sprzedażą – rozliczania należności
Czasochłonne raportowanie	Łatwy wgląd w dane magazynowe i sprzedażowe

Czym zajmuje się Neptun Ship Service?

Neptun Ship Service to jedna z największych firm shipchandlerskich w Polsce z siedzibą i sklepem żeglarskim w Gdyni oraz oddziałami w Gdańsku i Szczecinie. Jako część Kloska Group – holdingu, zrzeszającego firmy z branży przemysłu morskiego – obsługuje rocznie prawie 3 000 statków we wszystkich polskich portach morskich i pobliskich portach niemieckich. Dostarcza do nich szeroki asortymentów produktów potrzebnych na morzu – od żywności i napojów, przez artykuły techniczne, aż po kantynowe, takie jak alkohol czy papierosy.

Obecnie, Neptun Ship Service jest jedną z trzech firm w Polsce, posiadających bezcłowy skład celny na terenie Wolnego Obszaru Celnego w Gdańsku i Szczecinie. Od 2009 r. prowadzi także kantynę na terenie NATO-JFTC (Joint Force Training Centre) w Bydgoszczy.

Firma oferuje szybką obsługę, między innymi dzięki temu, że posiada szeroką sieć dostawców i firm współpracujących, jak również nowoczesną flotę pojazdów, wyposażonych w chłodnie i spełniających najsurowsze normy sanitarne.

Wyzwanie: przejście na nowoczesne zarządzanie sprzedażą, magazynem i zamówieniami

Przed wdrożeniem enova365 zarządzanie zamówieniami i ich rozliczanie nie było w żaden sposób zautomatyzowane. Każdy z oddziałów firmy miał oddzielną bazę danych, niedostępną dla innych jednostek, a informacje przechowywane były w arkuszach Excela.

Neptun Ship Service korzystał również z programu WinSad Huzar, przeznaczonego do wypełniania m.in. zgłoszeń celnych SAD, CMR, EUR, świadectw pochodzenia, deklaracji skróconych, a także do wystawiania faktur VAT (w tym eksportowych oraz unijnych). Nie był on zintegrowany z pozostałym oprogramowaniem.

Firma potrzebowała nowego rozwiązania informatycznego, żeby:

zautomatyzować pracochłonne, oparte na manualnych działaniach procesy – na przykład otrzymywanie, ewidencjonowanie i dekretację faktur od dostawców,

zbudować jedno wspólne repozytorium dla wszystkich danych finansowo-księgowych i magazynowych, tak by móc księgować na bieżąco dokumenty z wszystkich oddziałów,

usprawnić zarządzanie zamówieniami od klientów i dostawców oraz ich rozliczanie,

wspierać sprzedaż, m.in. dzięki możliwości szybkiej aktualizacji cen sprzedaży po zmianie cen dostawców,

umożliwić łatwe raportowanie.

Cele, jakie miało zrealizować wdrożenie nowego rozwiązania informatycznego krótko podsumowuje Eugeniusz Kwiatkowski, prezes zarządu Neptun Ship Service.

„Jednym z głównych celów wdrożenia nowego rozwiązania była potrzeba wprowadzenia elastycznego i bezpiecznego zintegrowanego systemu do wspierania sprzedaży, w tym bieżącego monitorowania stanu magazynu oraz sprawnego zarządzania zamówieniami i ich rozliczeniami”.

Rozwiązanie: wdrożenie wybranych modułów enova365 i autorskich rozwiązań XLE

Po analizie potrzeb i zapoznaniu się z możliwościami, jakie oferuje system ERP enova365 podjęto decyzję o wdrożeniu tego właśnie oprogramowania przez firmę XLE Sp. z o.o. – Autoryzowanego Partnera enova365.

Wdrożenie objęło swym zasięgiem 4 jednostki: siedzibę spółki w Gdyni, oddziały w Gdańsku i Szczecinie oraz gdyński sklep żeglarski i magazyny.

W Neptun Ship Service wdrożono m.in. następujące moduły enova365:

Handel, który umożliwia m.in. automatyzację wystawiania dokumentów sprzedaży, zakupu, ofertowania, ewidencji zamówień i obsługi magazynu oraz kontrolę stanu należności i zobowiązań,

Kadry Płace – moduł, wspierający ewidencję danych kadrowych oraz naliczanie wynagrodzeń, zasiłków, podatkowych i składek ZUS, który jest zawsze zgodny z polskimi przepisami i automatyzuje związane z tym procesy,

finansowo-księgowe – Księga Handlowa – narzędzie przeznaczone do księgowania w oparciu o plan kont – oraz Księga Inwentarzowa, która pozwala na ewidencję majątku firmy według krajowych (KSR) i międzynarodowych standardów rachunkowości (MSR).

Elektroniczne wyciągi bankowe – moduł, który umożliwia import wyciągów bankowych do enova365 oraz automatyczne rozliczanie zobowiązań z należnościami.

Automatyzację wspiera także Harmonogram Zadań – narzędzie, które samodzielnie wykonuje w systemie zaplanowane operacje. Natomiast wymianę dokumentów komputer-komputer bez udziału operatora zapewnia narzędzie EDI. Taka automatyczna wymiana plików w formacie XLE jest możliwa także gdy firmy posługują się różnymi systemami informatycznymi.

Żeby wdrożone oprogramowanie było dobrze dopasowane do potrzeb Neptun Ship Service, firma wdrożeniowa XLE zaimplementowała także dodatkowe rozwiązania, w tym m.in.:

Eksport dokumentów sprzedażowych do programu WinSAD firmy Huzar, w celu wygenerowania dokumentów SAD. Gdy do wyeksportowania jest kilka faktur jednego nabywcy mogą one być połączone w jeden dokument SAD.

Importy faktur do systemu – z wykorzystaniem EDI, czyli automatycznie, bez udziału operatora, z opcją naniesienia zmian dotyczących kodów towarów do wielu wybranych dostawców.

Alerty i powiadomienia – np. automatyczna wysyłka wezwań do zapłaty.

Wydruki dokumentów – zgodnie z potrzebami klienta.

„Firma XLE Sp. z o.o. jest dla nas partnerem jako ekspert od systemów klasy ERP – jako zespół kompetentnych wdrożeniowców i programistów. Poza skutecznym wdrożeniem otrzymaliśmy dogłębną analizę naszego biznesu pod kątem potrzeb firmy na wsparcie oprogramowaniem, jak również praktyczne zaawansowane szkolenia z wdrożonych modułów dla użytkowników systemu, a aktualnie korzystamy ze wsparcia serwisowego XLE” – ocenia Eugeniusz Kwiatkowski.

Jakie obszary i procesy objęło nowe rozwiązanie informatyczne? Jak przebiegają po wdrożeniu?

Zarządzanie zamówieniami od klientów

Dokument zamówienia od klienta powstaje poprzez skopiowanie oferty, jaka została dla niego przygotowana. Samo wprowadzenie tego dokumentu do systemu rezerwuje towar w magazynie od wskazanej daty.

Z poziomu zamówienia jest też opcja weryfikacji, jakie towary są na stanie oraz informacja czy płatnik nie ma zaległości w płatnościach.

Zarządzanie zamówieniami dla dostawców

Zamówienie dla dostawcy powstaje w relacji do zamówienia klienta lub jest generowane ręcznie, w celu uzupełnienia zapasów. Takie dokumenty powstają w podziale na domyślnych dostawców z danego oddziału.

Zarządzanie magazynem

Nowe rozwiązanie automatyzuje wystawianie dokumentów magazynowych. Dla przykładu, wystawiając dokument przyjęcia zewnętrznego (PZ) można wpisać procentowy rabat na całość dokumentu. Kopiuje się on na poszczególne pozycje dokumentu i oblicza ceny po rabacie.

Księgowanie dokumentów

Praca księgowych w Neptun Ship Service przebiega sprawniej m.in. dzięki temu, że mogą zdefiniować dokumenty – np. w zależności od rodzaju zakupów (innych niż zakupy towarów) lub sprzedaży (inne niż sprzedaży towarów) – oraz dokumenty rejestrowane cyklicznie. Te ostatnie są księgowane automatycznie, zgodnie z określonym schematem księgowania. Można je też przyporządkować do wybranego centrum kosztów (np. danego oddziału).

Istnieje możliwość automatycznego wygenerowania m.in.:

dokumentów, związane z transakcjami unijnymi dla celów VAT,
JPK,
zestawień księgowych z uwzględnieniem zarejestrowanych pojazdów oraz ilości zużytego paliwa, z wyliczeniem opłaty za korzystanie ze środowiska.

Rozwiązanie zostało wyposażone także w funkcję „magazynu walut”, która automatycznie wylicza różnice kursowe i księguje naliczone korekty.

Ewidencja majątku firmy

Rozwiązanie zapewnia pełną rejestrację zdarzeń, związanych ze środkami trwałymi oraz szybką analizę informacji o danym przedmiocie czy dokumencie. Ewidencja środków pieniężnych została opracowana dla kilkunastu różnych rachunków bankowych w różnych walutach, a także dla obrotu gotówkowego w kasach trzech oddziałów.

Raportowanie

Rozwiązanie enova365 i XLE wspiera kontroling oraz raportowanie prac. Pozwala na przeglądanie z jednego miejsca wszystkich danych, znajdujących się w poszczególnych modułach systemu enova365.

Sprzedaż

Automatyczna aktualizacja cen czy nadawanie rabatów to funkcje nowego rozwiązania, które wspierają pracę sprzedawców.

Rozliczanie należności

Do systemu automatycznie zaczytywane są wyciągi bankowe, a należności są parowane z przelewami. Dane importowane są Ewidencji Środków Pieniężnych w postaci raportu, zawierającego operacje bankowe, oraz wpłaty i wypłaty.

Rezultaty wdrożenia: efektywniejsza praca w księgowości, sprzedaży i magazynie

„Wdrożenie systemu enova365 usprawniło zarządzanie kluczowymi obszarami funkcjonowania firmy – handlem i gospodarką magazynową. Zaimplementowana automatyzacja procesów fakturowania, sprzedaży i zakupów wpłynęła na eliminację błędów, wynikających z wykonywania powtarzalnych czynności oraz wzrost wydajności pracy. Znaczna oszczędność czasu została dodatkowo uzyskana poprzez przyśpieszenie procesu rozliczania stanu magazynów” – ocenia Eugeniusz Kwiatkowski, prezes zarządu Neptun Ship Service Ltd.

Integracja rozproszonych danych w jednym systemie; Wyeliminowano ręczną pracę, dzięki temu, że arkusze kalkulacyjne zastąpiono jednym systemem ERP. Znajdują się w nim wszystkie dane, potrzebne do zarządzania zamówieniami, magazynem czy księgowania dokumentów.

Automatyzacja procesów; Zautomatyzowano fakturowanie, zarządzanie sprzedażą w firmie i zamówieniami oraz rozliczanie stanów magazynowych. Pozwoliło to na wyeliminowanie błędów i znaczną oszczędność czasu.

Redukcja kosztów; Lepsza kontrola nad rozrachunkami przyczyniła się do skuteczniejszego odzyskiwania należności.

Lepszy wizerunek firmy w oczach klientów; Lepsza zarządzanie sprzedażą pozwoliło firmie Neptun Ship Service podnieść poziom obsługi klienta, dzięki czemu jest lepiej postrzegana na rynku.

Bezpieczeństwo

„Nasze dane zostały zamknięte w bezpiecznym, zamkniętym obiegu, dzięki czemu dostęp do nich mają tylko wskazane osoby – w dowolnym czasie i miejscu” – podsumowuje Eugeniusz Kwiatkowski, prezes zarządu Neptun Ship Service Ltd.

Jeżeli, podobnie jak Neptun Ship Service Ltd. chcesz usprawnić zarządzanie sprzedażą w firmie i wdrożyć system do zarządzania sprzedażą i magazynem, jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.