- 1. Kontekst wdrożenia ERP enova365 w Radiu Katowice – specyfika branży i potrzeby systemowe
- 2. Wyzwanie: płynne wejście w erę KSeF i uporządkowanie obiegu dokumentów
- 3. Rozwiązanie: elektroniczny obieg faktur – od pobrania do księgowania
- 4. Jakie korzyści przyniosło wdrożenie KSeF?
- 5. Podsumowanie: KSeF jako impuls do automatyzacji i uporządkowania procesów
- 1. Kontekst wdrożenia ERP enova365 w Radiu Katowice – specyfika branży i potrzeby systemowe
- 2. Wyzwanie: płynne wejście w erę KSeF i uporządkowanie obiegu dokumentów
- 3. Rozwiązanie: elektroniczny obieg faktur – od pobrania do księgowania
- 4. Jakie korzyści przyniosło wdrożenie KSeF?
- 5. Podsumowanie: KSeF jako impuls do automatyzacji i uporządkowania procesów
Jak przygotować organizację na KSeF bez ryzyka zakłóceń operacyjnych? Przykład Radia Katowice pokazuje, że wdrożenie nowych obowiązków podatkowych może stać się impulsem do automatyzacji i uporządkowania procesów. Dzięki wykorzystaniu systemu ERP enova365 oraz wsparciu partnera wdrożeniowego Datio, rozgłośnia stworzyła w pełni elektroniczny obieg faktur – od ich pobrania z KSeF aż po automatyczne księgowanie. Zobacz, jak przebiegała ta transformacja i jakie efekty przyniosła.
Najważniejsze informacje o projekcie:
- Klient: Radio Katowice – publiczny nadawca radiowy
- Branża: Media/ instytucja publiczna
- System ERP: enova365 (moduły: Kadry i płace, Księga handlowa, Handel, Projekty i budżetowanie, Workflow, DMS, Elektroniczne Wyciągi Bankowe, EDI)
- Partner wdrożeniowy: Datio Sp. z o.o.
- Główne wyzwanie: Automatyzacja procesów i dostosowanie obiegu dokumentów do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Kontekst wdrożenia ERP enova365 w Radiu Katowice – specyfika branży i potrzeby systemowe
Radio Katowice to instytucja o specyficznych potrzebach operacyjnych, która od lat korzysta z systemu ERP enova365. Specyfika branży radiowej wymaga nie tylko standardowej księgowości, ale także zaawansowanej obsługi honorariów oraz integracji z systemami zewnętrznymi. Te wyjątkowe potrzeby z powodzeniem zaspokajał system ERP enova365 dostosowany do unikalnych wymogów rozgłośni przez firmę Datio – Autoryzowanego Partnera Sonety.
„Datio od lat współpracuje z Radiem Katowice, dbając o to, aby system ERP enova365 był ściśle dopasowany do specyfiki branży radiowej. Odpowiadaliśmy między innymi za wdrożenie i utrzymanie niestandardowych rozwiązań, takich jak obsługa honorariów oraz integracja systemu ERP enova365 z zewnętrznymi systemami wykorzystywanymi w pracy redakcyjnej” – wyjaśnia Tomasz Ojrzyński, prezes Datio sp. z o.o.
W obliczu cyfryzacji procesów podatkowych, stacja szukała sposobu na płynne przejście w erę KSeF, traktując to nie tylko jako obowiązek, ale jako impuls do rozwoju i uporządkowania procesów.
Jak Radio Katowice zautomatyzowało obieg dokumentów KSeF i zyskało 100% kontroli nad e-fakturami?
Wyzwanie: płynne wejście w erę KSeF i uporządkowanie obiegu dokumentów
Przed wdrożeniem elektronicznego obiegu faktur, wyzwaniem było zapewnienie pełnej kontroli nad dokumentami. Zarząd nie chciał, żeby wejście w życie przepisów dotyczących KSeF utrudniło w jakikolwiek sposób pracę rozgłośni. Wręcz przeciwnie – traktował to wyzwanie jako sposób na optymalizację działań.
Nacisk położono przede wszystkim na:
- wyeliminowanie ryzyka zagubienia dokumentów,
- zapewnienie stałego dostępu do podglądu faktur ustrukturyzowanych dla osób akceptujących,
- zautomatyzowanie dekretacji, aby odciążyć dział księgowy od powtarzalnych czynności i zautomatyzować cały proces – od wprowadzenia dokumentu do systemu po jego zaksięgowanie.
Rozwiązanie: elektroniczny obieg faktur – od pobrania do księgowania
Korzystając z systemu ERP enova365 firma wdrożeniowa Datio stworzyła w pełni elektroniczny, bezpieczny i sprawny proces obiegu dokumentu. Składa się on z następujących etapów.
- Pobranie dokumentu z KSeF
Proces rozpoczyna się w momencie pobrania faktury ustrukturyzowanej bezpośrednio z systemu KSeF do bazy enova365.
- Skierowanie faktury na ścieżkę akceptacji
Zaraz po pobraniu faktury ustrukturyzowanej, operator kieruje dokument na odpowiednią ścieżkę akceptacji. Automatyczne powiadomienia e-mailowe o konieczności weryfikacji dokumentu otrzymują osoby odpowiedzialne za akceptację merytoryczną oraz formalno-rachunkową.
- Wielostopniowa akceptacja
Na kolejnych etapach faktura przechodzi przez kolejne etapy weryfikacji, na które składają się między innymi:
- akceptacja merytoryczna,
- weryfikacja formalna i rachunkowa,
- zatwierdzenie przez głównego księgowego oraz zarząd.
Co istotne, na każdym z tych etapów użytkownicy mają bieżący podgląd faktury z systemu KSeF, co ułatwia merytoryczną ocenę wydatku.
- Automatyczne księgowanie
Po zakończeniu ścieżki akceptacji, dokument jest w pełni gotowy do dekretacji. Dzięki wykorzystaniu schematów księgowych enova365, system automatycznie rozpoznaje typy kosztów i przypisuje je do odpowiednich kont oraz wymiarów analitycznych, co finalizuje proces bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.
Bądź na bieżąco
Dołącz do naszego newslettera
Jakie korzyści przyniosło wdrożenie KSeF?
Dzięki współpracy z firmą wdrożeniową Datio – Autoryzowanym Partnerem Sonety – Radio Katowice dysponuje dziś systemem informatycznym, który jest w pełni dostosowany do wyjątkowych potrzeb rozgłośni radiowej oraz wymogów prawnych, a przy tym prosty i intuicyjny.
Prace wdrożeniowe w pełni zrealizowały zakładane cele, a zarząd Radia Katowice zaobserwował następujące korzyści.
- Płynność operacyjna – wejście w życie obowiązku korzystania z KSeF nie zakłóciło codziennej pracy rozgłośni.
- Wzrost transparentności – rozgłośnia zyskała pełną kontrolę nad każdym etapem życia dokumentu i możliwość szybkiej reakcji na bieżące potrzeby.
- Oszczędność czasu – elektroniczny obieg dokumentów i automatyzacja dekretacji znacząco skraca czas potrzebny na zamknięcie miesiąca.
- Bezpieczeństwo – wyeliminowano ryzyko błędów ludzkich przy przepisywaniu danych z faktur.
„System spełnia swoje zadania, jest intuicyjny i dostosowany do naszych potrzeb oraz wymagań prawnych” – podsumowuje wdrożenie zespół Radia Katowice, wskazując na Datio jako rzetelnego partnera.
Podsumowanie: KSeF jako impuls do automatyzacji i uporządkowania procesów
Przykład Radia Katowice pokazuje, że wdrożenie KSeF nie musi być wyłącznie odpowiedzią na zmieniające się przepisy. Odpowiednio wykorzystane może stać się impulsem do realnej transformacji procesów finansowo‑księgowych – zwiększenia ich przejrzystości, bezpieczeństwa i efektywności.
