Rozwiązania chmurowe zdobywają coraz większą popularność. Jednak błędne wyobrażenia na temat tego, czym jest ta technologia, powstrzymują niektóre firmy przed korzystaniem z systemu ERP w chmurze. Obalamy mity na ten temat.
ERP w chmurze pod lupą – co jest prawdą, a co obiegową opinią?
W artykule „Chmura obliczeniowa – dlaczego się opłaca” wyjaśniliśmy co to jest chmura obliczenia, jak działa, jakie są jej rodzaje i z jakimi korzyściami biznesowymi się wiąże. Decydenci w firmach, którzy chcą świadomie ocenić potencjał ERP chmurze nadal jednak zderzają się z różnymi mitami na ten temat i zastanawiają się:
- Czy rozwiązania chmurowe są bezpieczne?
- Jak ocenić ich opłacalność dla większych organizacji?
- Czy można powiedzieć, że korzystanie z ERP w chmurze to sposób na oszczędności?
- Czym się kierować przy decyzji o wyborze systemu ERP w chmurze lub on-premise?
Na te i inne pytania odpowiada Sabina Jurek – kierownik zespołu rozwoju i serwisu rozwiązań chmurowych w enova365. Jeżeli rozważasz migrację ERP do chmury i chcesz podjąć decyzję w oparciu o fakty, a nie obiegowe opinie obejrzyj poniższy materiał lub przeczytaj podsumowanie.
ERP w chmurze – mity
# MIT 1 – Bezpieczeństwo danych we własnej serwerowni jest większe, niż bezpieczeństwo danych w chmurze
Bezpieczeństwo danych to jedna z najczęściej zgłaszanych przez menedżerów obaw, związanych z chmurą. Obawiają się oni, że firma, która korzysta z rozwiązań chmurowych, nie ma kontroli nad danymi, które przetwarza, co sprowadza się do tego, że nieuprawniona osoba może mieć do nich dostęp. Ta obawa jest jednak całkiem nieuzasadniona. Ponieważ świadczenie usług w chmurze jest podstawą działalności ich dostawców, traktują je oni jako priorytet.
„Dbanie o bezpieczeństwo danych, które znajdują się w chmurze, to najważniejsze wyzwanie, jakie stoi przed dostawcami usług chmurowych, bo zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa decyduje o wiarygodności ich usług i zaufaniu użytkowników. Nie bez powodu inwestują oni ogromne środki finansowe w bezpieczeństwo swoich centrów oraz zatrudniają najlepszych specjalistów ds. cyberbezpieczeństwa. Można więc powiedzieć, że bezpieczeństwo zasobów w chmurze jest jedną z jej największych zalet”. – uważa Sabina Jurek, kierownik zespołu rozwoju i serwisu rozwiązań chmurowych enova365.
Co więcej, dzięki temu, że koszty zapewniania bezpieczeństwa rozkładają się na wiele firm, są one relatywnie niższe. Chodzi o to, że każda firma, która ma własną serwerownię i przechowuje w niej swoje dane, musi zadbać, między innymi o:
- zdefiniowanie polityk bezpieczeństwa dostępu do danych, czyli: kto i kiedy może mieć do nich dostęp nie tylko w rozumieniu fizycznego dostępu, ale także zdalnego, skąd można się łączyć, czy połączenia są szyfrowane, w jaki sposób użytkownicy się uwierzytelniają;
- wdrożenie polityki tworzenia i przechowywania kopii zapasowych, zarówno serwerów, jak i baz danych, oczywiście najlepiej, gdyby te mogły wykonywać się automatycznie wg zaplanowanego harmonogramu z uwzględnieniem przechowywania kopii w kilku miejscach;
- fizyczne bezpieczeństwo danych – w tym zabezpieczenia przeciwpożarowe czy klimatyzację pomieszczeń serwerowni,
- politykę BHP.
„Ponieważ dostawcy usług chmurowych działają w dużej skali koszty, jakie ponoszą na zapewnienie bezpieczeństwa, są w przeliczeniu na pojedynczego usługobiorcę zdecydowanie niższe, niż w przypadku, gdy firma chce indywidualnie zastosować wszystkie zabezpieczenia, z których można skorzystać w chmurze” – wyjaśnia Sabina Jurek.
Korzystanie z chmury pozwala też na zapewnienie bezpieczeństwa danym osobowym zgodnie z RODO lub innymi lokalnymi przepisami.
„Podpisując umowę z usługodawcą, jako usługobiorca otrzymujesz informacje, gdzie zlokalizowane są serwerownie, z których będzie korzystała Twoja firma. Jeżeli działasz w Unii Europejskiej, możesz wybrać serwerownie zlokalizowane na jej terenie, co pozwoli Ci zapewnić zgodność z RODO” – tłumaczy Sabina Jurek.
Zatem w przypadku ERP w chmurze aspekt dostosowania sprzętu do wymogów RODO jest zdejmowany z barków przedsiębiorcy – musi on jedynie zadbać o stosowanie polityk zgodnych z RODO na poziomie pracy operacyjnej, tj. np. polityka bezpieczeństwa informacji. Jeśli chodzi o zgodność RODO w zakresie działania systemów ERP ich producenci, implementują niezbędne mechanizmy.
Z drugiej strony, jeżeli firma świadczy usługi poza UE, rozsądniejsze może się okazać skorzystanie z serwerowni umieszczonych poza jej obszarem, bo to pozwoli jej się dostosować do lokalnych dyrektyw związanych z ochroną danych osobowych.
Bezpieczeństwo rozwiązań chmurowych jest też na bieżąco testowane przez duże firmy, świadczące usługi chmurowe. Żeby chronić zasoby przed atakami, dostawcy usług chmurowych mają często dwa zespoły programistów, które wymieniają się rolami – jeden „atakuje” chronione zasoby, a drugi je chroni. Po czym następuje zamiana. Pomaga to przewidzieć, w jaki sposób hakerzy, czy inne osoby, którym będzie zależało na dostępie do danych, mogą zyskać do nich dostęp.
#MIT 2 – Przy dużych instalacjach chmura się nie opłaca
To czy system ERP w chmurze opłaca się bardziej niż w modelu tradycyjnym, gdy cały system ERP jest instalowany w ramach wewnętrznej infrastruktury sprzętowo-sieciowej w firmie, zależy od organizacji. Dlatego rozważając model korzystania z systemu ERP, trzeba wziąć pod uwagę wiele aspektów. Istotne jest na przykład, na ile funkcjonowanie firmy można odwzorować i zdigitalizować przenosząc do chmury, i też – jaką infrastrukturą dysponuje już firma.
„Firmy, które utrzymują własną infrastrukturę serwerową często, uważają, że powinna ona wystarczyć na jakiś czas, dlatego tworzą ją niejako na zapas, żeby nie musieć jej modernizować, bo wiązałoby się to z przestojami” – wyjaśnia Sabina Jurek. „Z drugiej strony, jeżeli chodzi o chmurę to podstawową zasadą jest »płacę za to, co w danym momencie zużywam«, bo usługi w chmurze obliczeniowej mogą zostać szybko zeskalowane do większych lub mniejszych rozmiarów” – dodaje.
Podsumowując, można powiedzieć, że to czy chmura jest droższa, czy tańsza jest kwestią indywidualną w przypadku każdej organizacji i tego, jak ta organizacja jest do tej transformacji przygotowana:
- jakie koszty przygotowania będzie musiała ponieść?
- czy posiada te kompetencje wśród swoich pracowników?
- czy będzie korzystać z usług zewnętrznych doradców?
#MIT 3 – ERP w chmurze jest dobry dla start-upów, a nie dużych przedsiębiorstw
Przekonanie, że chmura jest dobra dla start-upów, które mogą bez dużych inwestycji zacząć korzystać z tego rozwiązania, ale nie sprawdzi się w dużych przedsiębiorstwach – jest mocno zakorzenione. Nie jest to jednak prawda. Choć start-upowi jest łatwiej wejść od razu w rozwiązania chmurowe, bo może budować biznes w oparciu o pewne założenia, które chmura proponuje, chmura nie jest tylko dla małych firm.
„Duże i bardzo duże przedsiębiorstwa są bardziej nastawione na inwestycje chmurowe i organizowanie biznesu wokół tych rozwiązań, bo wiedzą, jakie korzyści daje szybki dostęp do informacji. Wiedzą, że pozwala im to szybciej reagować na zmiany i sprawniej prowadzić biznes. Podsumowując, zdecydowanie więcej dużych firm niż małych widzi korzyści z chmury i czerpie korzyści z rozwiązań chmurowych” – wyjaśnia Sabina Jurek.
#MIT 4 – Główną zaletą korzystania z chmury jest redukcja kosztów
Z badań firmy McKinsey jednoznacznie wynika, że przedsiębiorcy, którzy rozważają skorzystanie z rozwiązań chmurowych przede wszystkim, skupiają się na porównaniu kosztów korzystania z tego rozwiązania do ulokowania zasobów przedsiębiorstwa na własnym serwerze. W efekcie zapominają o czymś znacznie ważniejszym – korzyściach biznesowych. Według autorów raportu to one są najważniejszą zaletą korzystania z chmury.
„W wypadku dużej firmy koszt korzystania z własnej serwerowni to tylko niewielki odsetek jej przychodów – np. 0,5%. Nawet jeżeli cloud computing zredukowałoby te wydatki o 25%, miałoby to dla organizacji stosunkowo niewielkie znaczenie w porównaniu do korzyści – jakie korzystanie z chmury może przynieść organizacji” – uważają autorzy raportu.
Podkreślają oni, że stały dostęp do potrzebnych informacji i możliwość szybszego reagowania na zmiany otoczenia biznesowego to korzyści znacznie ważniejsze z punktu widzenia firmy, niż oszczędności wygenerowane w zakresie kosztów IT.
ERP w chmurze – fakty
Powyższa lista pokazuje, jak wiele przekonań, funkcjonujących na temat rozwiązań chmurowych jest zupełnie nieuzasadniona. Żeby mieć pewność, że wszystko jest już jasne, podsumujemy jeszcze najważniejsze fakty, dotyczące systemów ERP w chmurze.
- Dane w chmurze są bezpieczne.
- Kwestia co jest tańsze przy dużych instalacjach – korzystanie z ERP w chmurze czy w modelu tradycyjnym – zależy od indywidualnej sytuacji firmy.
- Rozwiązania chmurowe sprawdzają się w firmach każdej wielkości.
- Redukcja kosztów nie jest najważniejszą zaletą korzystania z chmury – są nią korzyści biznesowe.
enova365 w chmurze – dlaczego warto ją wdrożyć?
Oferta najlepszych dostawców oprogramowania ERP obejmuje możliwość korzystania z nich w modelu chmurowym.
System enova365, z którego korzysta ponad 18 000 polskich przedsiębiorstw, już od 2011 r. umożliwia pracę w chmurze. enova365 w chmurze oferuje dostęp do danych przedsiębiorstwa z komputera, tabletu czy smartfona. Dla każdego rodzaju urządzenia dedykowany jest interfejs z pełnym pakietem funkcjonalności. Dzięki nim klient może usprawnić procesy zachodzące w przedsiębiorstwie, automatyzując je. Zyskuje też gwarancję pracy zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa, bo system jest nieustannie rozwijany w aspekcie merytorycznym, a także dostosowany do zmieniających się technologii. Doceniają to odbiorcy i eksperci. W 2020 roku enova365 została nagrodzona statuetką Best in Cloud dla najlepszego systemu ERP w chmurze.
„Naturalnym efektem zmian technologicznych jest migracja systemów ERP do chmury. Stając jednak przed dylematem wyboru modelu korzystania z systemu ERP (on-premise czy chmura), nie można zapominać o tym, co najważniejsze: dopasowaniu oprogramowania do rzeczywistych potrzeb. Dlatego użytkownikom enova365 pozostawiamy wybór oraz możliwość zmiany modelu praktycznie w dowolnym momencie korzystania z systemu. – Robert Czuła, Prezes Zarządu Soneta sp. z o.o. – producenta enova365.
System enova365 to potężne narzędzie, które pozwoli Ci zautomatyzować dużą część codziennych zadań. Jeśli chcesz sprawdzić, w jaki sposób enova365 w chmurze jest w stanie wspomóc rozwój Twojej firmy, skontaktuj się z nami i umów na bezpłatną prezentację z naszym specjalistą. W trakcie jej trwania pokażemy Ci możliwości systemu oraz odpowiemy na każde Twoje pytanie.
