W organizacjach społecznych liczy się przede wszystkim misja. Jednak nawet największe zaangażowanie nie wystarczy bez sprawnych procesów, kontroli finansów i dostępu do aktualnych danych. O tym, dlaczego technologia stała się jednym z fundamentów skutecznego pomagania oraz jak system ERP wspiera codzienną działalność organizacji, rozmawiamy z Katarzyną Sikorą, główną księgową Stowarzyszenia Wiosna.
Czy da się pomagać bez systemu? Rola technologii w NGO
Zacznijmy od podstaw. W jaki sposób zaplecze – techniczne, operacyjne – wpływa na skuteczność działań w organizacjach pozarządowych takich, jak Wasza? Czy dzisiaj da się jakkolwiek pomagać na dużą skalę, nie mając za sobą odpowiedniego systemu?
Można mieć ogromne serce i świetne pomysły, natomiast bez odpowiednich procesów i narzędzi trudno jest działać szybko i odpowiedzialnie. Dlatego właśnie stabilne zaplecze operacyjne jest absolutną podstawą. Pomaganie bez niego byłoby możliwe… w zasadzie tylko do pierwszego kryzysu. Wtedy wszystko się po prostu zacznie sypać.
A propos kryzysu, chociaż nie chcę zaczynać od takiej alarmującej estetyki – ale pytanie nasuwa się samo. Czy istnieje aspekt, który można postrzegać jako szczególnie krytyczny i najbardziej wymagający opieki technicznej? Co w działalności takiej organizacji „najmniej wybacza”?
Są dwa obszary, które nie wybaczają. To finanse i logistyka.
Dlaczego?
W tych obszarach nawet najmniejszy błąd może mieć poważne konsekwencje. Utrata zaufania ze strony darczyńców to realne zagrożenie dla ciągłości działań. Chaos w komunikacji jest uciążliwy, ale chaos w samych finansach jest już po prostu niebezpieczny. Musimy być przygotowani i zabezpieczeni na sytuacje kryzysowe.
Dlaczego kontrola finansów buduje zaufanie darczyńców?
W tej konkluzji przewija się bardzo często wątek kontroli finansów. Najprościej więc: dlaczego to jest tak istotny element z perspektywy organizacji?
Po prostu: mamy pieniądze publiczne i darowizny, więc każda złotówka musi być odpowiednio rozliczona. Są z tego raporty. Przedstawiamy je do władz, więc musimy zachować transparentność. To nasza waluta. Bez niej nie byłoby zaufania, a bez zaufania nie moglibyśmy spełniać misji.
Logiczne.
Dokładnie. Zresztą precyzyjne dane finansowe pozwalają podejmować decyzje na podstawie faktów, a nie tylko na bazie intuicji.
Czy automatyzacja oznacza utratę kontroli?
A kiedy dane są już aktualne, co zmienia się w pracy całego zespołu? Czy automatyzacja wpływa na obciążenie pracowników, a jeżeli tak, to gdzie najbardziej?
Przede wszystkim znika chaos. Nie ma konieczności gaszenia pożarów. Automatyzacja odciąża nas w raportowaniu, rozliczeniach, powtarzalnych zadaniach administracyjnych. Dzięki temu też możemy poświęcić więcej energii na realną pomoc, a nie papierologię.
Upraszczając: porządek w danych to lepsza komunikacja?
Dokładnie tak. Kiedy wszyscy pracują na jednym źródle informacji, nie ma sprzecznych wersji różnych dokumentów. W efekcie nie ma też nieporozumień. Porządek w danych przekłada się na porządek w relacjach wewnętrznych.
Powstaje tylko pytanie o granice. Jak w praktyce zachować kontrolę, jednocześnie trzymając się automatyzacji procesów?
Ależ automatyzacja nie odbiera tej kontroli, tylko ją wzmacnia! Człowiek sam ustala zasady, a system wykonuje powtarzalne czynności. Natomiast dalej po stronie człowieka jest nadzór nad zdarzeniami i wyjątkami od nich. To połączenie, które po prostu minimalizuje błędy wynikające z pośpiechu, czy też ze zmęczenia.
Jak enova365 wspiera kontrolę, raportowanie i rozwój NGO?
Wracając ze szczegółu do ogółu. Co z Waszej perspektywy byłoby dzisiaj najtrudniejsze bez wsparcia systemu ERP, takiego jak enova365?
Przede wszystkim to, co już żeśmy sobie omówili troszeczkę wcześniej, czyli raportowanie. Dalej: rozliczenia projektów, z których musimy się rozliczyć, mając „na pokładzie” środki publiczne. Następnie koordynowanie dużych zespołów i wolontariuszy, zarządzanie finansami w czasie rzeczywistym… bez ERP musielibyśmy dużo dłużej czekać na odpowiednie dane. Bez systemu działa się wolniej, mniej precyzyjnie i z większym ryzykiem błędów.
Doprecyzujmy więc jeszcze bardziej, ograniczając się do Was. Jak enova365 wspiera Waszą działalność?
Mówiąc najprościej: porządkuje procesy i daje nam pełną kontrolę nad finansami. Automatyzuje to, co jest powtarzalne oraz dostarcza aktualnych danych do decyzji. Dzięki temu możemy skupić się na tym, co najważniejsze, czyli na naszej misji. Na pomaganiu.
Na podstawie tych doświadczeń, tego wszystkiego, co omówiliśmy – co doradzilibyście innym organizacjom społecznym w kontekście użytkowania technologii?
Szukać rozwiązań takich, jak enova365, które rosną razem z organizacją. Poza tym, po prostu – nie bać się technologii. Zacząć od uporządkowania danych, zastanowić się, co jest niezbędne oraz zainwestować w szkolenia. Narzędzie jest tak dobre, jak ludzie, którzy z niego korzystają.
Czy coś jeszcze?
Myśleć długofalowo, nie tylko na teraz.
Więc podsumowując, a zarazem trochę wychodząc od tego stanowiska: czym jest tak naprawdę technologia w pomaganiu? Jak to można streścić i spointować?
Użyję takiego ładnego sformułowania: technologia to mnożnik dobra. Nie zastąpi nam ludzi, ale pozwoli im działać szybciej, mądrzej i bezpieczniej. Daje strukturę, dzięki której serce organizacji może bić mocniej.
Katarzyna Sikora – Główna księgowa z wieloletnim doświadczeniem w branży, stale poszukująca usprawnień w codziennej pracy. Stawiająca na technologię, dzięki której praca jest szybsza i efektywna.
