HRM, HCM, HRIS – co to jest i czym się różnią od systemu ERP?

Nowoczesne przedsiębiorstwa używają coraz bardziej zaawansowanych technologicznie narzędzi, żeby podnieść efektywność zarządzania kapitałem ludzkim. Takimi rozwiązaniami są systemy HRM, HCM czy HRIS – oprogramowanie dla działów HR. Jakie mają funkcje? Czym różnią się między sobą i czym różnią się od systemu ERP?

Z artykułu dowiesz się m.in.:

• HRIS, HRM czy HCM – który system najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy,
• jakie możliwości daje nowoczesny system do zarządzania kapitałem ludzkim,
• dlaczego coraz więcej firm łączy zarządzanie HR z systemem ERP,
• jak wybrać rozwiązanie, które usprawni procesy kadrowe i rozwój pracowników.

HRIS, HCMS, HRMS – co to jest? Czym się różnią te systemy?

Terminy:

• HRIS (Human Resources Information System) – system do zarządzania informacjami o zasobach ludzkich,
• HRMS (Human Resources Management System) – system do zarządzania zasobami ludzkimi,
• HCM (Human Capital Management) – system do zarządzania kapitałem ludzkim

są często używane zamiennie. W rzeczywistości są jednak między nimi pewne różnice, które odzwierciedlają rozwój w czasie narzędzi informatycznych dla działów HR.

Co to jest HRIS?

HRIS to system informatyczny wspierający administracyjne aspekty zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji – tzw. twardy HR. System ten centralizuje i automatyzuje różne procesy związane z zarządzaniem kadrami, takie jak: rozliczanie czasu pracy i wynagrodzeń, zarządzanie benefitami oraz prowadzenie dokumentacji kadrowej. Dzięki HRIS organizacje mogą efektywnie przechowywać, przetwarzać i analizować informacje dotyczące pracowników.

Co to jest HRMS?

HRMS czyli system do zarządzania zasobami ludzkimi rozwinął się na bazie HRIS, tak by oferować bardziej kompleksowe funkcje potrzebne do zarządzania zasobami HR w firmie. Obejmuje funkcje HRIS, takie jak: ewidencja pracowników, nieobecności, czasu pracy czy naliczanie wynagrodzeń, ale także rekrutacja, benefity, szkolenia czy zarządzanie talentami – w tym zarządzanie wydajnością i wynagrodzeniami, rozwój. Termin HRMS jest dziś nadal stosowany, choć coraz częściej zastępuje go pojęcie system HCM.

Co to jest system HCM?

System HCM to kompleksowy system do zarządzania kapitałem ludzkim, którego celem jest usprawnienie procesów kadrowo-płacowych i HR-owych oraz poprawa doświadczeń pracowników. Może działać zarówno w chmurze, jak i na lokalnym serwerze. Oprócz tzw. twardego HR (m.in. ewidencji czasu pracy i nieobecności, rozliczania wynagrodzeń, e-teczek) obejmuje także miękki HR:

• zarządzanie wydajnością,
• rozwój kompetencji,
• planowanie wynagrodzeń,
• strategiczne planowanie zatrudnienia,
• modelowanie zasobów kadrowych.

Co istotne, nowoczesne systemy HCM oferują także zaawansowaną analitykę HR. Oferują nie tylko automatyzację opartą na algorytmach, ale też wykorzystują sztuczną inteligencję.

Systemy do zarządzania kapitałem ludzkim (HCM) wychodzą naprzeciw organizacjom, które postrzegają pracowników nie jako koszt działalności, lecz jako strategiczny zasób organizacji, w który warto inwestować.

Najważniejsze funkcje systemów HCM

Zarządzanie zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwach staje się coraz bardziej złożone i wymagające, bo na rynku pojawiają się kolejne wyzwania, a rola HR w firmie się zmienia. Systemy HCM do zarządzania kapitałem ludzkim zapewniają szereg funkcji, dzięki którym praca działów HR jest łatwiejsza:

• Zarządzanie danymi pracowników: umożliwiają centralne przechowywanie w wersji cyfrowej danych osobowych i zawodowych pracowników, takich jak dane kontaktowe, informacje o zatrudnieniu, odbytych szkoleniach, wynagrodzeniach oraz benefitach.
• Rekrutacja i onboarding: systemy HCM wspierają zarządzanie całym procesem rekrutacyjnym, od publikacji ofert pracy, przez selekcję kandydatów, aż po zatrudnienie. Korzystanie z jego możliwości ułatwia również onboarding nowych pracowników, dzięki temu, że system dostarcza niezbędnych informacji oraz zasobów potrzebnych do integracji z zespołem.
• Zarządzanie czasem pracy i frekwencją: systemy HCM pozwalają na dokładne rejestrowanie godzin pracy, nadgodzin oraz urlopów pracowników, co ułatwia zarządzanie grafikami i kontrolę nad czasem pracy.
• Zarządzanie wynagrodzeniami i świadczeniami: systemy HCM usprawniają m.in. wartościowanie stanowisk pracy, które umożliwia budowanie sprawiedliwego i transparentnego systemu wynagrodzeń, a także pozwalają na wyliczanie luki płacowej, automatyzują procesy związane z kalkulacją wynagrodzeń, zarządzaniem benefitami oraz rozliczeniami podatkowymi.
• Rozwój i szkolenia: wdrożenie systemu HCM pomaga w planowaniu szkoleń, zarządzaniu ich harmonogramami oraz monitorowaniu postępów pracowników w zdobywaniu nowych kwalifikacji i certyfikatów.
• Ocena i zarządzanie wynikami: systemy HCM oferują narzędzia do oceny wydajności pracowników, co pozwala na śledzenie ich wyników oraz identyfikację obszarów wymagających poprawy. 

Główne funkcje ERP

Systemy ERP to zintegrowane oprogramowanie, które łączy różne funkcje biznesowe w jednym systemie, daleko wychodząc poza funkcje z obszaru kadr, płac i HR. Gwarantuje to szereg korzyści dla rozwoju organizacji. Chodzi o m.in.:

• Kadry, płace i zarządzanie zasobami ludzkimi: moduły HR-owe systemów ERP mogą posiadać wszystkie funkcje HCM, gwarantując zgodność z przepisami prawa pracy i umożliwiając kompleksową obsługę twardego HR, jak również zarządzanie procesami rekrutacyjnymi, talentami i oceną wyników. Co więcej, pomagają w wartościowaniu stanowisk i raportowaniu luki płacowej. Pozwalają także na samoobsługę pracowniczą. 
• Księgowość i zarządzanie finansami: ERP automatyzuje procesy księgowe, takie jak prowadzenie ksiąg rachunkowych, bilansów i raportów finansowych, co zapewnia dokładność i zgodność z przepisami.
• Zarządzanie łańcuchem dostaw: system ERP pomaga w zarządzaniu zapasami i zamówieniami, śledzeniu poziomów magazynowych oraz optymalizacji procesów. System wspiera również planowanie produkcji, harmonogramowanie zadań oraz logistykę.
• Zarządzanie relacjami z klientami: oprogramowanie wspiera zarządzanie procesami sprzedaży i marketingu, umożliwiając śledzenie lejka sprzedażowego, kampanii marketingowych oraz analizowanie wyników. Pomaga również w zarządzaniu relacjami z klientami, obsłudze zgłoszeń serwisowych oraz wsparciu posprzedażowym.
• Analizę danych i raportowanie: systemyERP zbierają dane z różnych działów przedsiębiorstwa, co umożliwia kompleksową analizę i lepsze zrozumienie procesów biznesowych. Dodatkowo pozwala na tworzenie raportów oraz pulpitów BI, które pomagają w monitorowaniu kluczowych wskaźników wydajności (KPI).

Różnice między systemami HCM a ERP 

Systemy HCM i ERP odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu przedsiębiorstwami, a różnią się przede wszystkim tym, że HCM ułatwia wyłącznie zarządzanie procesami HR-owymi, a systemy ERP usprawniają procesy kadrowo-płacowe i miękki HR, ale mają także wiele innych funkcji. Poniżej prezentujemy zestawienie funkcjonalności obydwu rozwiązań w kilku kluczowych obszarach.

Zakres funkcji

System HCM jest skoncentrowany na zarządzaniu zasobami ludzkimi. Obejmuje funkcje związane z rekrutacją, zarządzaniem danymi pracowników, naliczaniem wynagrodzeń, ocenami pracowników oraz ich rozwojem, a także strategią wynagradzania. Został zaprojektowany z myślą o ułatwieniu pracy działów HR poprzez automatyzację i centralizację procesów kadrowo-płacowych i HR-owych.

Z kolei ERP to kompleksowe oprogramowanie integrujące różnorodne funkcje biznesowe w jednym systemie dla całego przedsiębiorstwa. Oprócz licznych funkcji ułatwiających pracę działów kadr, płac i HR system ERP wspiera również zarządzanie finansami, łańcuchem dostaw, produkcją, sprzedażą i obsługą klienta.

Specjalizacja vs. wszechstronność

System HCM jest specjalistycznym narzędziem. Jego głównym celem jest optymalizacja procesów HR, co czyni go idealnym rozwiązaniem dla firm, którym potrzebne są funkcje, usprawniające procesy z obszarów kadr, płac i HR. 

ERP natomiast jest wszechstronnym systemem, integrującym różne aspekty działalności firmy. Z jednej strony, jego modułowa budowa pozwala na kompleksowe zarządzanie przedsiębiorstwem, z drugiej moduły kadrowo-HR-owe systemów ERP mogą posiadać takie same funkcje jak systemy HCM. Ta wszechstronność sprawia, że system ERP z modułem HR jest idealnym rozwiązaniem dla średnich i większych organizacji.

Integracja z innymi systemami

System HCM może funkcjonować jako autonomiczny system lub jako moduł wewnątrz większego systemu ERP. W pierwszym przypadku integracja HCM z innymi systemami może wymagać dodatkowych działań.

ERP integruje różne moduły w jednym spójnym systemie. To zapewnia płynny przepływ danych między różnymi działami i pozwala na podejmowanie lepszych decyzji oraz wyższą efektywność operacyjną.

Skalowalność i wdrożenie

System HCM jest łatwy i szybki do wdrożenia. Skoncentrowanie na funkcjach HR oznacza, że proces implementacji jest mało skomplikowany i zajmuje mniej czasu.

ERP wymaga bardziej złożonego i długotrwałego procesu wdrożenia. Zintegrowanie wszystkich modułów i dostosowanie systemu do specyficznych potrzeb firmy może wymagać większych nakładów finansowych. Z drugiej strony, jeżeli zdecydujesz się na wdrożenie pojedynczego modułu systemu ERP – który odpowiada systemowi HCM np. Kadry Płace i Zarządzanie kapitałem ludzkim enova365 wdrożenie może być stosunkowo proste.  Co istotne, po pełnym wdrożeniu system ERP oferuje pełną wszechstronność, a to przynosi długoterminowe korzyści dla średnich i dużych organizacji. 

Korzyści z wdrożenia HCM i ERP 

Które rozwiązanie może się okazać lepsze dla firmy – niezależny HCM czy moduł do kadr, płac i zarządzania kapitałem ludzkim systemu ERP? Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy porównać ze sobą korzyści z wdrożenia obu narzędzi.

Korzyści z wdrożenia HCM czy HRM

W przypadku systemów HCM czy HRIS zyskujesz:

• lepszą organizację danych z obszaru HR i możliwość łatwego zarządzania nimi,
• automatyzację procesów kadrowo-płacowych i innych procesów z obszaru HR,
• redukcję błędów i oszczędność czasu.

Z drugiej strony, systemy HRM nie są zintegrowane z pozostałymi obszarami działalności firmy – nie działają na tej samej bazie danych, co dział księgowości, finansów czy produkcji, co może być źródłem wielu nieefektywności. Przede wszystkim, niektóre dane muszą być wielokrotnie wprowadzane do systemu.

Co więcej, wraz ze wzrostem firmy, kiedy rośnie skala działalności coraz istotniejsza może się okazać integracja danych z różnych obszarów firmy. Integracja wszystkich danych i oddzielnych systemów (np. HCM z programem do księgowości) będzie wymagało dużego nakładu pracy i kosztów.

Korzyści z wdrożenia ERP z modułem zarządzanie kapitałem ludzkim

Jeżeli system HCM działa jako część systemu ERP, korzyści wykraczają daleko poza usprawnienie pracy działu kadr, płac i HR.

• Eliminacja silosów informacyjnych

Gdy system HCM jest modułem systemu ERP, dane są dostępne w każdym momencie dla wszystkich uprawnionych działów. Ułatwia to współpracę między HR, finansami, księgowością i menedżerami operacyjnymi, a jednocześnie zapewnia jednolite procesy i spójne raportowanie w całej organizacji.

• Lepsze decyzje, dzięki analizie danych HR i finansowych

Możesz analizować wpływ rekrutacji, rotacji, absencji, szkoleń czy polityki wynagrodzeń na rentowność, produktywność i realizację celów biznesowych. Zintegrowane dane pozwalają spojrzeć na pracowników jako na strategiczny zasób organizacji i podejmować decyzje w oparciu o rzeczywisty wpływ działań HR na wyniki biznesowe.

• Automatyzacja niektórych procesów biznesowych

ERP automatyzuje wiele kluczowych procesów biznesowych, co prowadzi do zwiększenia efektywności operacyjnej. Przykładem może być automatyczna alokacja kosztów wynagrodzeń do miejsc powstawania kosztów – na przykład działów lub projektów, gdy dane z kadr i płac są automatycznie przyporządkowywane do wybranych kont, co umożliwia ich szybkie analizowanie i oszczędza czas.

• Większa motywacja pracowników, dzięki lepszym doświadczeniom

Przyjazny, samoobsługowy punkt do załatwiania wszystkich spraw, związanych z procesami HR, eliminacja powtarzalnych, manualnych zadań, szybkie załatwianie spraw, dzięki automatyzacji workflow – czyli redukcja do minimum biurokracji – zwiększa zadowolenie i motywację pracowników.

• Mniejsze ryzyko naruszeń zgodności i bezpieczeństwa

Systemy ERP, szczególnie polskie systemy, takie jak enova365, ułatwiają zachowanie zgodności z przepisami np.:

• ustawą o sygnalistach – ewidencja zgłoszeń sygnalistów w systemie pokaże, że chronisz sygnalistów,
• RODO – systemy ERP dostarczają audit trail – czyli pełną historię operacji, która może być dowodem niewinności w audycie RODO,
• ustawą o jawności wynagrodzeń – narzędzia do zarządzania kapitałem ludzkim pomagają w analizie luki placowej oraz zapobieganiu dyskryminacji płacowej.

Zwiększają też bezpieczeństwo firmy i pracowników, dzięki stosowaniu jednolitych zasad zarządzania danymi oraz standardów dostępu do informacji we wszystkich procesach biznesowych.

• Gotowość na rozwój

Systemy ERP dostosowują się do wielkości firmy oraz jej metod pracy. Praca zdalna i hybrydowa, a więc pracownicy pracujący w różnych regionach czy krajach, pracownicy etatowi, kontraktowi i freelancerzy – bez względu na złożoność wymagań związanych z administracją, rozliczeniami finansowymi czy zgodnością z przepisami, systemy ERP dostosowują się specyfiki firm.

Możesz zacząć od wdrożenia modułu do obsługi procesów kadrowo-płacowych lub kompleksowego zarządzania kapitałem ludzkim. Kiedy wzrosną Twoje potrzeby, bez dużych nakładów wzbogacisz system o dodatkowe moduły.

Podsumowanie

Wdrożenie modułu systemu ERP do zarządzania kapitałem ludzkim może przynieść organizacjom znaczące korzyści, zarówno w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi, jak i organizacji pracy w całym przedsiębiorstwie. Dzięki tym systemom firmy mogą skuteczniej kontrolować wewnętrzne procesy i zwiększać efektywność działania w poszczególnych obszarach. 

Jeżeli Twoja firma szuka systemu, który pozwoli zautomatyzować i uporządkować tylko procesy HR-owe, sprawdzi się w niej system dla HR, taki jak HCM. Jeżeli jednak zależy Ci na podniesieniu sprawności funkcjonowania całej organizacji lub planujesz rozwój w przyszłości, wybierz HCM – jako część systemu ERP, np. enova365 z modułami Kadry Płace oraz Zarządzanie Kapitałem Ludzkim.

Oprogramowanie enova365 to wielofunkcyjne narzędzie pozwalające na skuteczne zarządzanie procesami kadrowo-płacowymi i miękkim HR. Jeśli chcesz sprawdzić możliwości systemu ERP w praktyce, przetestuj wersję demonstracyjną. Możesz również umówić się na prezentację, w czasie której nasz specjalista dokładnie omówi zalety systemu, jak i odpowie na wszystkie pytania.