Raportowanie luki płacowej – co warto wiedzieć?

Raportowanie luki płacowej to jeden z obowiązków, z którym w najbliższym czasie będą musieli się zmierzyć przedsiębiorcy. Jest to związane z wdrażaniem Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 w sprawie przejrzystości wynagrodzeń. Choć dyrektywa wymaga jeszcze implementacji do prawa krajowego, kierunek zmian jest już znany, więc warto się wcześniej przygotować.

Z artykułu dowiesz się m.in.:

• na jakim etapie jest implementacja dyrektywy o jawności wynagrodzeń w Polsce,
• od kiedy obowiązek raportowania luki płacowej,
• jak raportować lukę płacową,
• jakie informacje powinny się znaleźć w raporcie luki płacowej,
• kiedy wynagrodzenia należy oceniać wspólnie z przedstawicielami pracowników,
• jakie jeszcze nowe obowiązki zyskają pracodawcy,
• jakie będą konsekwencje braku raportu luki płacowej,
• jak się przygotować do raportowania luki płacowej?

Raportowanie luki płacowej – podstawa prawna

Projekt ustawy, wdrażającej Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 w sprawie przejrzystości wynagrodzeń, nazywaną też dyrektywą w sprawie jawności wynagrodzeń lub dyrektywą w sprawie luki płacowej, został przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Jest on obecnie w fazie konsultacji społecznych.

Co to jest luka płacowa i po co się ją raportuje?

Luka płacowa (ang. gender pay gap) to procentowa różnica między średnim wynagrodzeniem brutto kobiet, a średnim wynagrodzeniem brutto mężczyzn, zarówno w ujęciu rocznym, jak i godzinowym. Wskaźnik ten pokazuje, o ile mniej zarabiają kobiety w porównaniu do mężczyzn, mimo podobnych kwalifikacji i obowiązków.

Według definicji podawanej w unijnej dyrektywie w sprawie przejrzystości wynagrodzeń, luka płacowa to różnica średnich poziomów wynagrodzenia między zatrudnionymi pracownikami płci żeńskiej i męskiej, wyrażona jako odsetek średniego wynagrodzenia mężczyzn.

Warto też wiedzieć na czym polega różnica między luką płacową nieskorygowaną, a skorygowaną.

• Luka płacowa nieskorygowana to ogólna różnica w wynagrodzeniach, bez uwzględnienia takich czynników, jak stanowisko, sektor czy wykształcenie pracowników.
• Luka płacowa skorygowana to różnica w zarobkach po uwzględnieniu czynników obiektywnych, takich jak wykształcenie, staż pracy czy branża.

Wartości luki płacowej skorygowanej i nieskorygowanej się znacząco różnią. O ile ta pierwsza wynosi w Polsce ok. 7,8% (wg danych Eurostatu), to ta druga ma znacznie wyższą wartość i oscyluje w okolicach 15-18%.

Celem mierzenia i raportowania luki płacowej jest wykrywanie nierówności wynagrodzeń kobiet i mężczyzn oraz promowanie zasady równej płacy za tą samą pracę.

Harmonogram i częstotliwość raportowania luki płacowej

Nowy projekt ustawy o wzmocnieniu prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości – z 29 kwietnia 2026 – przewiduje, że ustawa wejdzie w życie po upływie 6 miesięcy od dnia jej ogłoszenia. Jeżeli proces legislacyjny zakończy się jeszcze przed wakacyjną przerwą parlamentarną, regulacje wejdą w życie najpewniej na początku 2027 r.

To, w jakim terminie pracodawca będzie zobowiązany do rozpoczęcia raportowania zależy od liczby zatrudnionych osób.

Przede wszystkim, obowiązek raportowania luki płacowej dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 100 osób. Warto jednak wiedzieć, że firmy zatrudniające mniej pracowników także mogą dobrowolnie raportować różnice w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn.

Organizacje zatrudniające od 100 do 149 pracowników będą musiały złożyć pierwsze raporty dopiero w terminie do 7 czerwca 2031 r. z danymi z poprzedniego roku kalendarzowego. Harmonogram i częstotliwość raportowania luki płacowej przedstawia poniższa tabela.

Źródło: Projekt ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzeń mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości

Podsumowując, pierwsze sprawozdania według założeń projektu będą składane w 2027 r. i zawierać będą dane za miesiące z 2026 r., w których obowiązuje nowe prawo – od dnia jej obowiązywania do końca roku. Następne sprawozdania będą już obejmować cały rok kalendarzowy.

Jeśli pracodawca nie przekaże danych wynikających z nowej ustawy na czas, organ monitorujący poprosi go o ich szybkie uzupełnienie. Chodzi przy tym o informacje dotyczące poprzedniego roku kalendarzowego.

Warto przy tym pamiętać, że brak obowiązku raportowania nie zwalnia z zasady równego wynagradzania. Pracodawcy objęci obowiązkiem raportowania muszą być przygotowani nie tylko na samo sporządzenie sprawozdania, ale też na dalsze działania, jeśli raport wykaże istotną lukę płacową.

Bądź na bieżąco

 

Dołącz do naszego newslettera

"*" oznacza pola wymagane

E-mail*

Consent*

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką prywatności*

Wyślij

Jak składać sprawozdanie o luce płacowej?

Samo sprawozdanie będzie składane online. Będzie można to zrobić za pośrednictwem specjalnego narzędzia informatycznego przygotowanego przez prezesa GUS i udostępnionego przez organ monitorujący we współpracy z Głównym Urzędem Statystycznym.

Zakres raportowania luki płacowej

Raportowanie luki płacowej nie sprowadza się do podania jednej liczby dotyczącej równości wynagrodzeń ze względu na płeć. Projekt ustawy wyraźnie rozszerza zakres danych, które pracodawca będzie musiał zebrać, przeanalizować i przekazać do GUS.

W raporcie powinny znaleźć się w szczególności informacje dotyczące:

• różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn – przedstawionych zarówno w ujęciu średnim, jak i medianowym, z uwzględnieniem wynagrodzenia całkowitego oraz jego poszczególnych składników,
• wynagrodzeń zmiennych w tym premii, nagród, bonusów oraz innych świadczeń o charakterze zmiennym, wraz z analizą różnic ze względu na płeć,
• struktury wynagrodzeń w firmie, z podziałem na kwartyle płacowe oraz wskazaniem udziału kobiet i mężczyzn w poszczególnych kwartylach,
• kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości, zdefiniowanych na podstawie obiektywnych kryteriów, a nie wyłącznie nazw stanowisk,
• proporcji kobiet i mężczyzn w poszczególnych grupach pracowników.

W nowym projekcie ustawy o jawności wynagrodzeń doprecyzowano między innymi obszary:

• procedur wartościowania pracy – przyjęto, że pracodawca musi stosować te same kryteria oceny wartości pracy dla wszystkich stanowisk. W przypadku braku porozumienia ze związkami zawodowymi w ciągu 30 dni co do tych kryteriów, pracodawca stosuje kryteria obowiązkowe do czasu zakończenia uzgodnień, informując o tym okręgowego inspektora pracy;
• metodologii przeliczania pracowników – wyraźnie określono, że dla celów raportowania liczbę pracowników oblicza się w oparciu o roczne jednostki robocze (RJR), co wymaga przeliczenia osób zatrudnionych na pełne etaty, z uwzględnieniem pracowników tymczasowych.

Raport ma pokazywać nie tylko to, czy luka płacowa istnieje, ale gdzie dokładnie powstaje. Dlatego tak istotne jest prawidłowe przypisanie pracowników do kategorii oraz wcześniejsza, rzetelna ocena wartości pracy.Co ważne, dane wykazane w raporcie nie pozostaną wyłącznie wewnętrzną informacją pracodawcy. Część z nich będzie:

• udostępniana pracownikom,
• przekazywana właściwym instytucjom,
• a w określonym zakresie – również upubliczniana.

W praktyce oznacza to, że raport z luki płacowej stanie się jednym z ważniejszych dokumentów pokazujących, jak faktycznie działa system wynagradzania w firmie.

Wspólna ocena wynagrodzeń z przedstawicielami pracowników

W określonych sytuacjach projekt ustawy nakłada na pracodawcę dodatkowy, znacznie bardziej angażujący obowiązek, jakim jest przeprowadzenie wspólnej oceny wynagrodzeń razem z przedstawicielami pracowników.

Do takiej oceny trzeba przystąpić, gdy łącznie spełnione są dwa warunki.

• Luka płacowa wynosi co najmniej 5%.
• Brak uzasadnienia luki płacowej oraz brak działań korygujących.

Obowiązek wspólnej oceny może pojawić się wtedy, gdy raport wykaże, że w jakiejkolwiek kategorii pracowników różnica w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn wynosi ponad 5%.

Co ważne, nie chodzi o średnią dla całej firmy. Wystarczy, że próg 5% zostanie przekroczony w jednej z kategorii pracowników wykonujących pracę o tej samej wartości, aby powstała konieczność dalszej analizy. Obowiązki naprawcze pojawiają się jednak dopiero wtedy, gdy różnica ta nie znajduje obiektywnego uzasadnienia.

Natomiast sama luka płacowa nie przesądza jeszcze o naruszeniu przepisów. Istotne jest to, czy pracodawca potrafi wykazać obiektywne, neutralne płciowo przyczyny różnic w wynagrodzeniach. Może to być np. różny zakres odpowiedzialności, doświadczenie czy kwalifikacje.

Jeśli pracodawca nie jest w stanie przedstawić obiektywnego uzasadnienia różnicy w wynagrodzeniach, to ma obowiązek podjąć skuteczne działania zaradcze. Termin przewidziany na to w ustawie wynosi 6 miesięcy od dnia przekazania sprawozdania z luki płacowej. To pokazuje jak ważne jest przygotowanie analizy luki płacowej przed terminem, który wskazują nowe przepisy.

Dyrektywa o przejrzystości wynagrodzeń a nowe obowiązki dla pracodawców

Raportowanie luki płacowej to tylko jeden z elementów zmian. Dyrektywa o przejrzystości wynagrodzeń wprowadza również nowe obowiązki, które wpływają na umowy o pracę, proces rekrutacji oraz relacje z pracownikami.

• Koniec klauzul dotyczących poufności wynagrodzeń

Jedną ze zmian jest ograniczenie stosowania klauzul poufności dotyczących wynagrodzeń. Pracodawcy nie będą mogli zakazywać pracownikom ujawniania informacji o wysokości ich własnego wynagrodzenia, w szczególności w celu weryfikacji zasady równego traktowania. Oznacza to, że zapisy w umowach o pracę i regulaminach, które uniemożliwiają pracownikom dzielenie się informacją o wynagrodzeniu, staną się nieskuteczne w tym zakresie.

Jednocześnie regulacje nie znoszą obowiązku ochrony danych osobowych – pracownicy nie uzyskują swobodnego dostępu do indywidualnych wynagrodzeń innych osób, a informacje przekazywane przez pracodawcę mają charakter zagregowany. Zmiana ta w praktyce oznacza dla wielu organizacji nie tylko konieczność dostosowania regulacji wewnętrznych, ale również zmianę podejścia do transparentności wynagrodzeń.

• Widełki płacowe już na etapie rekrutacji

Przepisy już teraz nakładają obowiązek informowania kandydatów o wynagrodzeniu jeszcze przed zatrudnieniem. Jak informowaliśmy w artykule: jawność wynagrodzeń – od kiedy wchodzi w życie od grudnia 2025 r. pracodawca musi przekazać początkową wysokość wynagrodzenia albo przedział płacowy przewidziany na danym stanowisku na etapie rekrutacji.

• Pracownicy z prawem do informacji o wynagrodzeniach

Na wniosek będą mogli otrzymać dane dotyczące ich indywidualnego wynagrodzenia, a także informacje o średnich poziomach wynagrodzeń w porównywalnych kategoriach pracowników, z podziałem na płeć. Pracodawca nie będzie mógł odmówić przekazania takich informacji, a pracownik może wystąpić o takie dane osobiście albo za pośrednictwem zakładowej organizacji związkowej lub organu do spraw równości.

Nowy projekt ustawy w sprawie przejrzystości wynagrodzeń z 30 kwietnia 2026 doprecyzowuje, że pracownik ma prawo wnioskować o dane dotyczące wynagrodzenia za okres 12 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku. Pracodawca ma na odpowiedź 30 dni, a ustawa nie przewiduje limitu takich wniosków.

• Wskaźniki luki płacowej na stronie internetowej pracodawcy

Wybrane informacje dotyczące wynagrodzeń, w szczególności dane zbiorcze, takie jak wskaźniki luki płacowej, będą musiały zostać udostępnione publicznie, np. na stronie internetowej pracodawcy. To oznacza, że dane te mogą być analizowane nie tylko przez pracowników, ale również przez kontrahentów, kandydatów czy opinię publiczną. Dodatkowo przejrzystość wynagrodzeń stanie się elementem wizerunku pracodawcy, a nie wyłącznie obowiązkiem formalnym.

Jakie będą konsekwencje braku raportowania luki płacowej?

Projekt ustawy wymienia 10 sytuacji, w których pracodawca naraża się na sankcje. Pracodawca może zostać ukarany, jeżeli:

• Nie przekaże wymaganych informacji odpowiednim podmiotom lub instytucjom.
• Nie przygotuje raportu dotyczącego luki płacowej, mimo że ciąży na nim taki obowiązek.
• Zakaże pracownikom ujawniania wysokości wynagrodzenia, np. poprzez zapisy w umowie o pracę lub regulaminach.
• Nie odpowie na wniosek pracownika o dane dotyczące równego wynagradzania, mimo że pracownik ma do tego prawo.
• Nie oceni wartości stanowisk pracy lub rodzaju pracy, czyli nie sprawdzi, czy porównywane stanowiska faktycznie mają podobną wartość.
• Nie zapewni pracownikom jasnych informacji o zasadach ustalania wynagrodzeń, w tym kryteriach podwyżek i awansów.
• Odmówi pracownikowi informacji o jego wynagrodzeniu oraz o średnich zarobkach w danej kategorii pracowników – zwłaszcza w podziale na płeć.
• Nie poinformuje pracowników o wynikach wspólnej oceny, pozostawiając ich bez wiedzy o skali problemu.
• Nie wdroży działań naprawczych, nawet gdy luka płacowa jest wyraźna i nie ma obiektywnego uzasadnienia.
• Nie przeprowadzi wspólnej oceny wynagrodzeń z przedstawicielami pracowników, mimo że raport wykazał istotne różnice płacowe.

Za powyższe wykroczenia przedsiębiorca może zostać ukarany grzywną w wysokości od 3 000 zł do 60 000 zł.

Odpowiedzialność odszkodowawcza i zasada równego traktowania obowiązuje już teraz, na podstawie Kodeksu pracy. Warto jednak zwrócić uwagę, że nowe przepisy zwiększą przejrzystość wynagrodzeń, ułatwiając pracownikom dochodzenie roszczeń związanych z nierównym traktowaniem płacowym.

Przypominamy jednak, że sankcje związane z raportowaniem luki płacowej, obowiązkami informacyjnymi i wspólną oceną wynagrodzeń wejdą w życie dopiero po wdrożeniu dyrektywy do prawa krajowego. Państwa członkowskie, w tym Polska, miały czas na implementację przepisów do 7 czerwca 2026 r.

Jak się przygotować do raportowania luki płacowej?

Po pierwsze, ustal obiektywne kryteria wynagradzania i przygotuj się do raportowania różnic płacowych, zapoznając się z zasadami raportowania. Wskaż też osoby odpowiedzialne za przygotowanie takich sprawozdań.

W wypełnieniu nowych obowiązków pomagają cyfrowe narzędzia do zarządzania zasobami ludzkimi, takie jak systemy HCM. Sprawdź czym różnią się od systemu ERP i dlaczego najlepszym rozwiązaniem może być dla firmy wybór systemu ERP z modułem HCM, który może służyć zarówno jako program kadrowo-płacowy, jak narzędzie do wartościowania stanowisk. Już teraz możesz w nim przeprowadzić wartościowanie stanowisk pracy i policzyć ile wynosi luka płacowa. Sprawdź jak obliczyć lukę płacową w enova365.

Obejrzyj

analiza danych Jak obliczyć lukę płacową i uzasadnić różnice w wynagrodzeniach?

18.06.2026 11 min

FAQ