Wdrożenie enova365 – SSC Gzella Sp. z o.o.
Wdrożenie zorganizowane przez Platynowego Partnera COM@COM pozwoliło SSC Gzella skonsolidować obieg faktur 28 spółek w jednym środowisku enova365. Nowe rozwiązanie zautomatyzowało akceptację 2500 dokumentów miesięcznie z KSeF, poczty i skanera, chroniąc przy tym dane poufne.
Co o wdrożeniu mówi klient?
Co o wdrożeniu mówi klient?
Główna Księgowa, EKO-TANK Sp. z o.o. / GM7 Stacje Sp. z o.o. / GMPOWER LOGISTIC Sp. z o.o.
enova365 zdecydowanie możemy polecić organizacjom, które prowadzą księgowość wielu podmiotów i chcą uporządkować obieg dokumentów w jednym środowisku. Wyróżnia go modułowa budowa, wspólna platforma dla księgowości i obiegu dokumentów oraz regularne aktualizacje zgodne ze zmianami przepisów, w tym w zakresie KSeF.
Cele wdrożenia
Klient potrzebował jednolitego systemu ERP z centralnym modułem Workflow, który zautomatyzuje obieg faktur dla 28 spółek i zastąpi dotychczasowy, niezintegrowany program.
Konsolidacja obiegu dokumentów dla 28 spółek grupy
Stworzenie jednej centralnej bazy master dla Workflow, w której przetwarzane są faktury ze wszystkich podmiotów przed powrotem do właściwej ewidencji FK.
Automatyzacja obsługi 4 odrębnych ścieżek faktur
Zaprojektowanie wyspecjalizowanych procesów akceptacji dla faktur kosztowych, poufnych, towarowych oraz paliwowych w zależności od cech kontrahenta.
Integracja źródeł dokumentów z KSeF, e-mail i skanera
Uruchomienie automatycznego pobierania i kwalifikowania dokumentów z trzech kanałów bezpośrednio do właściwych ścieżek akceptacyjnych w systemie.
Zapewnienie poufności danych i wieloetapowej akceptacji
Wdrożenie osobnej ścieżki dla faktur poufnych z ukryciem kwot przed sekretariatem oraz automatycznym ustalaniem drugiego poziomu akceptacji kierowniczej.
Efekty wdrożenia systemu enova365
Wdrożenie enova365 przyniosło pełną integrację i automatyzację obiegu dokumentów w wielospółkowej strukturze holdingowej.
Sprawna obsługa 2500 faktur miesięcznie w jednym środowisku
Centralny obieg Workflow połączył 35 użytkowników i 28 spółek. Faktury z KSeF, e-maili i skanera trafiają do jednej bazy master, skąd po akceptacji automatycznie wracają do księgowości właściwego podmiotu bez ręcznego przepisywania danych.
Automatyczne sterowanie ścieżkami akceptacji i strukturą
Cechy systemowe kontrahentów i pracowników decydują o rodzaju obiegu. Faktury towarowe i paliwowe trafiają bezpośrednio do księgowości, a faktury kosztowe automatycznie sprawdzają obecność kierownika i kierują dokument na odpowiedni etap.
Pełna ochrona danych poufnych i bezpieczny dostęp
Oszczędność czasu Zarządu i kontrola terminowości
Wprowadzenie akceptacji zbiorczej zminimalizowało liczbę kliknięć wymaganych od Zarządu, a codzienne przypomnienia e-mail i automatyczna eskalacja po 7 dniach wyeliminowały opóźnienia w zatwierdzaniu płatności.
Z czym mierzył się klient i jak to rozwiązaliśmy?
Zawieszający się program zewnętrzny bez integracji z FK utrudniał obsługę 28 spółek, co rozwiązano wdrażając centralny Workflow enova365 łączący KSeF, e-mail i skaner z bazy master.
Konieczność ręcznego przepisywania zaakceptowanych faktur z zewnętrznego programu do księgowości.
Połączono obieg dokumentów z ewidencją FK enova365, dzięki czemu zaakceptowane faktury automatycznie trafiają do ksiąg bez ponownego wprowadzania danych.
Ryzyko pomyłek przy ręcznym ustalaniu podmiotu i kierownika dla faktur obejmujących wiele spółek.
Skonfigurowano cechy systemowe i automatyczne reguły rozpoznawania spółek oraz powiązań przełożonych, które bezbłędnie kierują dokumenty w strukturze.
Brak możliwości ochrony danych wrażliwych na fakturach kosztowych w standardowym obiegu.
Zaprojektowano chroniony obieg faktur poufnych z ukryciem załączników i wartości kwotowych przed pracownikami sekretariatu.
Brak kontroli nad terminami i przetrzymywanie dokumentów wymagających akceptacji.
Wdrożono automatyczne powiadomienia e-mail, statusy wizualne oraz eskalację przetrzymywanych faktur do Zarządu po upływie 7 dni.
Wdrożone moduły
W ramach wdrożenia organizacja skorzystała z wybranych modułów systemu enova365, które zostały dopasowane do jej struktury organizacyjnej i procesów.
Moduł BI przekształca dane operacyjne z całego systemu ERP w…
DMS to rozwiązanie do zarządzania dokumentami, które porządkuje pliki, ułatwia…
Importuj wyciągi bankowe bezpośrednio do enova365 i automatyzuj rozliczenia operacji…
Moduł Handel to zintegrowane centrum obsługi zamówień, magazynu i logistyki….
Importuj komplet dokumentów księgowych z zewnętrznych systemów lub odrębnych baz…
Moduł przeznaczony jest do ewidencji dokumentów i prowadzenia pełnej księgowości,…
Moduł przeznaczony do pełnej rejestracji zdarzeń związanych ze środkami trwałymi…
Moduł enova365 Księga Podatkowa to profesjonalne narzędzie dla firm prowadzących…
Zarządzaj wieloma bazami danych enova365 z poziomu jednej bazy głównej…
Otwarty interfejs komunikacyjny enova365 – łącz swój system ERP z…
Przekształcaj skomplikowane procesy w płynny ciąg zdarzeń. Skróć ścieżkę decyzyjną,…
Umów prezentację z ekspertem enova365.
Wdrożenie enova365 realizujemy wspólnie z Autoryzowanym Partnerem. Cały proces dopasowujemy do skali, branży i potrzeb Twojej firmy – krok po kroku.
Te firmy również wybrały enova365
Poznaj historie innych organizacji, które zdecydowały się na cyfryzację procesów.
Trójmiejska spółka Customer Care Solutions, świadcząca usługi obsługi obiektów w…
Współpraca z Centrum Wdrożeń Informatycznych pozwoliła Grupie PROKAD SOSIŃSCY zoptymalizować…
Zastąpienie niestabilnego systemu autorskiego platformą enova365 pozwoliło firmie Vervo zautomatyzować…
W ramach cyfryzacji logistyki przeprowadzonej przez enova.expert, dystrybutor ogumienia Interpneu…
Dzięki cyfryzacji zrealizowanej przez APROSYSTEM, producent opakowań BH Plastics zautomatyzował…
Wdrożenie enova365 w firmie MASTOR z Łomży zintegrowało sprzedaż materiałów…
Wdrożenie enova365 w Drewmat Sp. z o.o. przeprowadzone przez POLKAS…
Wdrożenie enova365 w Coffee Tools przez Wercom stworzyło jedno źródło…
